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将 ECM 集成到 SAP

将 Doxis4 集成到 SAP

Doxis4 文档管理使 SAP 变得完整。

将业务相关信息进行统一性和完整管理成为很多企业的至关重要的挑战,尤其在业务相关文档直接对应于 SAP 等系统中的数据的情况下。因此,可以利用所收到的订单文档,以便在 SAP 中采集订单数据,并之后发布账单。在 SAP 中需要所收到的账单文档,以便进行过账和支付批准。文档在接下来的流程中将支持业务流程,并满足法律规定的要求。SAP 主要应用于处理规整数据(例如,客户、 供应商、订单、账单和过账的数据);Doxis4 iECM 套件却以非规整数据为主,包括:信函/电子邮件、合同和账单。

每个工作人员都知道,如果非规整数据没被集成到 SAP 等系统的话,无 ECM 支持的日常工作情况会有多乱:文档被分布在整个企业。所需要的账单凭证已经被归档在财务部的纸质文件夹,对应的订货单位于 SAP,与供应商的合同在文件目录中, 并与客户的信函在于订单处理人员的电子邮件信箱。为了得到所有的信息和文档,通常需要跑很多部门,找许多工作人员和打开许多应用程序。这显然很费劲,浪费时间并造成很高的费用。

以下,我们将向您介绍,如何利用 Doxis4 iECM 套件,以便实现一致性信息管理战略。

至许多业务流程,SAP 用户不仅需要 SAP 系统中的规整数据,而且也需要对应的业务文档、流程实例和档案。该文档和流程实例的一部分由 SAP 生成,包括订单、账单等。但除此之外,也有来自于非 SAP 系统的,或通过电子邮件和纸面信函进来的文档。

至 SAP 的深度集成

基于 Doxis4 被深度集成到 SAP,会将来自于SAP ERP 和其它业务应用程序的规整数据与 Doxis4 ECM 中的业务相关文档进行链接。由于能够无缝地将 Doxis4 集成到 SAP,业务流程,可以以完整和统一性方式在业务语境中将关键文档进行管理。因此,您可以提高业务流程的效率和经济性、减少业务风险、优化 SAP 系统的性能并且降低 IT 的运行成本。如果能够直接从 SAP 访问对应的文档, SAP 用户会受益匪浅。

在 Doxis4 内容存储库中会将来自于 SAP 和其它业务应用程序的所有信息对象(以独立于格式的、一致性方式)进行符合审计规定保留。基于 Doxis4 iECM 套件被深度集成到 SAP,可以直接从 SAP 的应用界面访问文档。为此,Doxis4 向 SAP 提供至搜索和显示文档而需要的 ECM 功能。在 SAP 附件清单不足的地方,Doxis4 会另外提供 Doxis4 SAP Folder Cockpit(文件夹控制台);用此,可以使用文件夹结构将文档进行规整化。

通过 SAP 和 Doxis4 客户端使用 ECM

在 Doxis4 被无缝集成到 SAP 的情况下,可以同时使用Doxis4 客户端 (Windows、网络、移动)。也可以把 Doxis4 客户端当另外的选择,于是不将 Doxis4 进行 SAP 集成化。 并非所有的工作人员在企业中都使用 SAP。由于软件许可证费用较高,通常只会为强化使用 SAP 的用户购买许可证。属于偶尔使用者一般不使用 SAP。为了给予该用户参与业务流程的机会(例如,在审核账单时),Doxis4 客户端成为理想的选择。广阔的功能范围是另外一种,让 SAP 用户经常偏向于另外也使用 (或者为了取代 SAP 界面而使用)Doxis4 客户端的原因。这也适用于所有的电子档案程序,例如:人事档案, 合同档案, 订单档案等。

业务流程管理

基于文档的流程经常成为组织的弱点。这也是因为 SAP 提供的流程支持不足,或者因为它通常显得太复杂,不灵活和太贵。在除了使用 SAP 之外也应用其它业务流程程序的场合,业务流程中出现分裂的几率最高。取决于具体的目标和应用场景,SER 提供别的,基于 SAP 和 Doxis4 的(并可以组合应用的)Business Process Management 解决方案。使用 Doxis4 BPM,专业部门可以容易地和以灵活性方式建模和执行自己的临时或标准流程。 

了解更多关于 SAP 集成

您的收货

  • 与 SAP 有长期合作关系
  • 经过认证的 ECM 集成
  • 在熟悉的 SAP 界面上工作,另外也利用附加的文档、档案和流程管理功能
  • 集成于 SAP 的应付账款和审批流程
  • 使用企业搜索,可以 超越 SAP 解决方案,在整个存储库进行搜索。

ERP 和 ECM

ERP 和 ECM 中的 “E” 代表 “企业”——这代表 ECM 对整个企业的重要性。ERP 和 ECM 有利于所有的企业部门。对系统概念而言,SAP 和 Doxis4 有一些相同点。然而,该相同点不可以隐瞒 SAP 和 Doxis4 的不同目标。一家企业在运行业务流程的范围中以电子的方式处理的数据可以被分成规整的和非规整数据。以下的图像显示 SAP (ERP) 和 Doxis4 (ECM) 之间的数据结构方面的区别。 

ERP——Enterprise Resource Planning (企业资源计划)

SAP ERP 软件及时和以符合需求的方式计划和控制在整个企业的业务流程中的资源。为此,会将规整数据进行电子采集和处理。例如,这也包括计账记录。它们在数据模型的基础上以规整的方式被生成。同样的做法和涉及到 SAP CRM、SCM、HCM 以及其它的 SAP 产品和解决方案。凡是上述的系统都生成——可以实时被组成文档的——规整数据。

ECM——Enterprise Content Management (企业内容管理)

使用 Doxis4 iECM 软件,可以——以独立于文件格式或渊源的方式——将规整和非规整信息对象(例如,文档、电子邮件、照片、视频、SAP 数据等)进行采集、在业务语境中进行规整性管理、以符合审计规定的方式进行保留并随时直接搜索到它们。与规整数据不同,非规整数据(例如,业务信函、订单等)不基于数据结构定义。系统会通过利用形容性元数据将非规整数据进行归档和搜索。该元数据可以通过经过 SAP 认证的接口以自动化的方式被提供和链接。

SAP 凭证存档SAP 凭证存档

SAP 凭证存档

Doxis4 以符合审计规定的方式管理文档;可以直接从 SAP 附件清单将其进行访问。至所有的 SAP 归档和采集场景

SAP 中的电子档案SAP 中的电子档案

SAP 中的电子档案

Doxis4 给 SAP 带来结构化——作为 Doxis4 FolderCockpit for SAP 以无缝的集成方式,或通过 Doxis4 电子档案。因此,可以在 SAP 语境中以完整的和一致性的方式提供所有的业务资料。 

SAP 中的应付账款SAP 中的应付账款

SAP 中的应付账款

Doxis4 将整个应付账款流程(包括采集、批准直到在 SAP 过账/自动过账)进行自动化。

SAP 数据存档

SAP 数据存档

Doxis4 减少 SAP 数据库的负担,提高 SAP 的性能和确保将所有 SAP 模块的业务相关信息进行符合审计规定存档。

SAP 集成化的专家

作为多年的,经过认证的 SAP 合作伙伴,SER 主张 SAP 和 Doxis4 iECM 套件的深度集成化。

至 SAP 数据存档、SAP 凭证存档、SAP 中的电子档案和 SAP 应付账款处理的所有功能通过受认证的SAP Repository 接口与 Doxis4 iECM 套件被集成。SER 在 SAP 中具有自己的命名空间。

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我们很高兴为您提供关于至 SAP 的 ECM 集成或 Doxis4 的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

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