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至 Microsoft Outlook 的智能文档和电子邮件管理

至 Microsoft Outlook 的 ECM 集成

实现 Doxis4 融入到 Microsoft Outlook 的 ECM 集成

电子邮件作为业务通信的最重要方式。Microsoft Outlook 是电子邮件通信的最常用组件客户端。使用 Outlook,可以设立和管理电子邮件、联系人和日历——然而,没有跟业务流程连接上。接收的和发布的电子邮件经常被保存在个人信箱或集体信箱,于是在业务语境中,其他参与者无法将其访问。作为替代办法,许多工作人员将电子邮件打印并保存在纸面文件夹。别人也会将电子邮件转换成文本文件,以便(连同附件)在混乱文件目录中进行归档。总共,该媒体缝隙会创造更多工作和降低透明性,于是阻挡业务流程。

Doxis4 SmartOutlook 向 Microsoft Outlook 添加重要的存档和搜索功能,并将其直接纳入到 Outlook 信箱中,供人使用。因此,可以以容易的和迅速的方式将带有或非带附件的电子邮件在企业范围的内容存储库中进行归档和存档。(对应相应的业务流程实例和语境)业务信函不会“被埋在”个人信箱。反而,在具有相应应用授权的情况上,可以在任何需要利用业务信函的地方将其应用。 

您的收货

  • 被集成到 Microsoft Outlook 高性能的 ECM 功能
  • 在业务语境中将电子邮件进行迅速归档
  • 以系统化方式访问点以邮件和文档(避免个人信箱中的孤岛信息接收器)
  • 减少 Microsoft Exchange 服务器的负担

性能和优势

  • 无缝集成到 Microsoft Outlook 界面

    Doxis4 SmartOutlook 以无缝的方式被集成到 Microsoft Outlook 的应用界面。主要使用 Microsoft Office 的人不需要离开熟悉的工作环境和个人的信箱,以便归档电子邮件和在内容存储库中搜索信息。Outlook 插件——如 Microsoft 的原生功能——出现于菜单栏/功能区。可以使用归档和搜索对话将其进行个性化,于是它完全适应您对业务信函和其它的需求。 

  • 在业务语境中的电子邮件通信

    电子邮件作为事件或流程实例处理的部分,并需要和来自于其它格式(PDF、Office 文档、图像等)和渊源的文档一起进行管理、归档和(最终)存档。Doxis4 SmartOutlook 向 Microsoft Outlook 添加重要的电子邮件管理功能,包括元数据。所有的电子邮件将在事件和流程实例处理程序的语境中被归档在企业范围的 Doxis4 内容存储库(而不是在个人信箱),于是提供给所有相关工作人员。同时,相似性测试将确保,在有几个流程参与者的情况下,不会无意出现重复归档。 

  • 与电子档案和工作流集成

    与电子文档(如同 Doxis4 中的客户或供应商档案)链接,可以将 Outlook 的电子邮件快速地和规整地归档至相应的档案文件夹。客户的所有电子邮件和文档(包括查询、订单、问题和其它重要信息)可以以紧凑的方式在业务语境中提供给相应人员使用,例如在日常事物中参与的同事或作为休假同事的临时代替者。在搜索的时候,电子邮件、文档和档案的内容和元数据将链接到所需要的信息。 

  • 减少 Outlook 信箱的负担

    电子邮件或其附件一存档在Doxis4 内容存储库,可以在Microsoft Outlook 信箱将其删除。同时,会在 Doxis4 输入至电子邮件的交叉引用。因此,可以随时从电子邮件跳转到相应的 Doxis4 文档。

  • 一致性管理

    可以将所提供的,在 Microsoft Outlook 进行归档和搜索的对话在 Doxis4 iECM 套件进行集中管理。使用 Doxis4 cubeDesigner 设计和专业管理客户端,可以将其进行创建和更新。使用 Doxis4 cubeDesigner,可以为 SmartOutlook 的对话设置特定角色、小组和部门的应用权限。使用类似的集中管理的平台,能过以系统化的、容易的和有效的方式在 Microsoft Outlook 中实现企业的不同目的。

Fähigkeiten & Stärken der Microsoft Outlook Integration

类似于 Microsoft 的应用界面。

Doxis4 SmartOutlook 以功能区和待办事项栏被集成到 Microsoft Outlook。因此,Doxis4 的功能可以应用于将接收的和发布的电子邮件进行归档,以及直接在熟悉的程序中搜索电子邮件和另外的文档。而且,可以将搜索和归档对话以及被包含的设定进行个性化配置。 

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集成归档对话和模板

使用 Doxis4 SmartOutlook,可以随时通过集成的归档对话将电子邮件从自己的信箱转到内容存储库(包括至业务语境的元数据)。对于需要处理很多电子邮件的工作人员,归档模板和输入协助作为相当使用的功能。因此,可以避免耗时的转发、全部答复或类似的(为流程实例的参与者而提供的)手动更新步骤。

被选择的附件和格式

使用 Doxis4 SmartOutlook 将电子邮件进行归档时,可以选择,电子邮件的哪些内容将以哪种格式被归档:整个邮件(包括所有的附件)、仅仅邮件正文、带有特定附件的邮件正文或者仅仅附件。电子邮件和附件可以以原版格式被归档,也可以被转成 PDF 或 PDF/A 格式。

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在电子邮件信箱执行通用搜索

Doxis4 SmartOutlook 通过集成到 Microsoft Outlook 的可设置搜索对话在整个 Doxis4 内容存储库中对所需要的 电子邮件、附件和另外的文档进行搜索。在海量电子邮件存量的情况下进行全文搜索、索引搜索或组合搜索,可以迅速访问相关的业务语境。在不需要离开 Outlook 信箱的情况下,被显示的搜索结果列表(包括电子邮件和另外的格式)提供至搜索结果的完整概览。

Microsoft Outlook 与 Doxis4 的概览

归档、索引话和语境化

  • 从 Outlook 直接将电子邮件进行符合审计规定归档
  • 可选的电子邮件归档方式:邮件加上所有的附件、邮件不加附件、邮件加上特定附件、仅仅附件
  • 相似性测试,以便避免重复归档/重叠
  • 预设值的归档绝对化、选择列表和在 Outlook 中的带有提议列表的输入框
  • 支持多值属性 、屏蔽的输入框、至归档对话的必填栏目和锁定栏目
  • 至常用电子邮件设定和附件设定的归档模板
  • 使用可选的 Doxis4 “PDF 和 TIFF Producer” 将电子邮件和附件转换成 PDF 和 PDF/A(或者在服务端面使用 Doxis4 Rendition Server)

搜索与显示

  • 直接从 Microsoft Outlook 将整个 Doxis4 内容存储库进行搜索
  • 根据电子邮件属性和文档属性进行索引搜索
  • 根据电子邮件内容和文档内容进行全文搜索
  • 根据属性和容进行组合搜索
  • 至 Microsoft Outlook 搜索栏目的系统生成的提示值
  • 带有排序、分组和筛选的结果列表(直接在 Microsoft Outlook 中)
  • 使用 Microsoft Outlook 、另外的原版程序、Doxis4 客户端(Windows、网络、移动)或 Doxis4 阅读器以便显示搜索结果
  • 至常用搜索设定的搜索模板

管理程序

  • 支持租户应用
  • 通过操作系统登陆(SSO)、Doxis4 客户端或登录管理器的自动用户登录
  • 可以自由设计的归档和搜索对话
  • 在管理客户端将对话、用户和应用权限进行集中性管理
  • 至活动处理和扩展个性化的脚本环境

收件处理

通过电子邮件和其它渠道(邮件、传真、网络)天天进来的海量文档给业务流程造成负担,除非能够及时将其传递给企业中的相应收件人。通常需要把一些进来的文档给不同人员和部门提供参考。使用传统的邮件和电子邮件分发,该目的不容易被实现。  

借助于 Doxis4 的收件处理

电子邮件管理

Doxis4 将您的电子邮件管理方案添加 ECM 功能——用此,可以将电子邮件完全集成到业务流程,并满足保留的义务。使用 Doxis4 Intelligent Context Control(ICC,智能语境控制)可以将接收的和发布的电子邮件分配至相应的业务语境,并此后可以在对应的档案和流程实例中将其应用。

电子邮件存档

Doxis4 提供综合性将电子邮件进行存档的可能性(也可以独立于 Microsoft Outlook):用户执行的手动存档、规则驱动的自动存档或全部通过日志存档。因此,电子邮件可以有效地支持流程,而且同时明显减少电子邮件服务器的负担。

Microsoft Gold Certified Partner

至 Microsoft 提供更多 ECM 功能

作为经过认证的长期 Microsoft Gold 合作伙伴,SER 主张 Microsoft 解决方案和 Doxis4 iECM 套件的深度集成。除了 Microsoft Outlook,Doxis4 将把更多综合性 ECM 功能直接集成到熟悉的 Microsoft 界面:具有至  Microsoft Office  的智能外接程序以及至 Microsoft SharePoint 和 Microsoft Dynamics NAV/AX 的连接器,Microsoft 用户可以完成任何任务。

Doxis4 和 Microsoft 的集成化