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至 Word、Excel 和 PowerPoint 的智能文档管理

至 Microsoft Office 的 ECM 集成

实现 Doxis4 融入到 Microsoft Office 的 ECM 集成

Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint 提供各种各样的编辑文档的可能性,但缺少重要的文档管理功能,例如,带有版本化、模板管理和签入/签出功能的通用、超越部门的文档存储库。因此,工作人员会经常将文档进行多次复制或在任意文件目录中以重叠的方式进行归档;而且,无法记录对文档的变动。另外,不能显示文档的属性关系,并不可分清文档的原版和当前版本。

基于 Doxis4 的企业内容管理不仅是替代当今文件目录的另一种选择。反而,这会提供许多重要的支持日常文档工作的功能,尤其在小组中或在超越部门的方式利用和编辑文档的情况下。

Doxis4 SmartOffice 向 Microsoft Office 套件添加重要的存档和文档管理功能,并将其直接纳入到 Microsoft 界面中。因此,可以直接在 Microsoft Office 中创建新 Word、Excel 和 PowerPoint 文档的时候以不绕行的方式将其进行在业务语境中归档。可以选择将文档进行符合审计规定归档。例如,这涉及到前版本或不必须保留的文档。

您的收货

  • 高性能的 ECM 功能被集成到 Microsoft Office 客户端
  • 以避免重叠问题和符合审计规定的方式在业务语境中归档(避免文件夹和版本的混乱)
  • 以超越小组和部门的方式直接访问所需要的 Office 文档
  • 包括修改记录的版本管理

性能和优势

  • 无缝集成到 Microsoft Office 界面

    Doxis4 SmartOffice 被无缝集成到 Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint 的界面中。主要使用 Microsoft Office 的人不需要离开熟悉的工作环境,而可以将新的文档进行归档,或将现有的文档进行搜索和编辑。从用户的角度,Doxis4 Office 插件相当于原生 Microsoft 功能。用户会直接享受到新的 DMS 功能。可以根据应用需求将归档和搜索对话进行个性化设计。

  • 在语境中的完整信息

    大部分文档将在 Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint 中采集、编辑和分发。该文档作为事件或流程实例处理的部分,并需要和来自于其它格式(PDF、电子邮件、图像等)和渊源的文档一起进行管理、归档和(最终)存档。Doxis4 SmartOffice 向 Microsoft Office 添加重要的文档管理功能。所有的文档将在事件和流程实例处理程序的语境中完整地被归档在企业范围的 Doxis4 内容存储库(而不是在文件目录),于是提供给所有相关工作人员,以便进行阅读、编辑、审核和批准。

  • 与电子档案和工作流集成

    与电子文档(如同 Doxis4 中的客户或供应商档案)链接,可以将 Office 文档快速地和规整地归档至相应的档案文件夹。客户的所有文档和电子邮件(包括查询、订单、问题和其它重要信息)可以以紧凑的方式在业务语境中提供给相应人员使用,例如在日常事物中参与的同事或作为休假同事的临时代替者。在搜索的时候,文档、电子邮件和档案的内容和元数据将链接到所需要的信息。 

  • 提高合作

    协同合作和业务流程 扩及小组和超出部门的范围。这也涉及到文档管理。以便支持以项目为主的和流程实例相关的工作方式,Doxis4 提供企业方位的,让所有被授权的用户直接访问文档的内容存储库。因此,可以明显减少跟同事协调的时间,例如,某种文档被存在哪、谁正在进行编辑或哪个版本是最新的。在这个基础上的 Doxis4 插件 “SmartOffice” 通过特意的 ECM 功能——例如,搜索、签入/签出、版本化、归档不同格式的演示文件(Word 文档、PDF 等)以及将其转换成长期文件格式——将集体应用和编辑 Office 文档变得更容易。 

  • 一致性管理

    可以将所提供的,在 Microsoft Office 进行归档和搜索的对话在 Doxis4 iECM 套件进行集中管理。使用 Doxis4 cubeDesigner 设计客户端,可以将其进行创建和更新。使用 Doxis4 设计客户端,可以为 SmartOffice 的对话设置特定角色、小组和部门的应用权限。使用类似的集中管理的平台,能过以系统化的、容易的和有效的方式在 Microsoft Office 中实现企业的不同目的。

Fähigkeiten & Stärken der MIcrosoft Office Integration

类似于 Microsoft 的动态功能区

Doxis4 SmartOffice 将(以另外功能区的形式)被集成到所有被支持的 Microsoft Office 产品(Word、Excel、 PowerPoint)。因此,Doxis4 的归档、搜索和编辑 Office 文档的功能可以直接在熟悉的程序中应用。根据 Microsoft 的风格,功能区和可用的功能会自适应当前的语境——编辑、搜索或归档文档——并可以个性化设置。 

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集成归档对话

使用 Doxis4 SmartOffice,可以随时通过集成归档对话将 Office 文档应用到 Doxis4 内容存储库——包括至文档和业务语境的元数据;如果需要的话,可以把文档当作其他用户无法访问的个人工作版本。自动采用文档属性,再加上另外的输入协助功能,会让归档过程比在混乱 Windows 文件夹结构中进行 “另存为” 操作更快,于是明显提高流程的效率。 

搜索过程的直接命中列表

Doxis4 SmartOffice 通过集成到 Microsoft Office 的可设置搜索对话在整个 Doxis4 内容存储库中对所需要的信息和文档进行搜索。在海量文档存量的情况下进行全文搜索、索引搜索或组合搜索,可以迅速访问相关的业务语境。在 Microsoft Office 中显示的,带有 Office 文档和另外格式文件的结果列表提供至搜索结果和文档内容的迅速和完整概览。

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集体编辑和版本化

Doxis4 支持 Microsoft Office 中处理 “动态性” 的工作,包括创建、版本化直到衣服和审计规定的方式进行归档。在编辑文档时,可以在 SmartOffice 功能区点击一下,以便通过签入/签出功能防护其他同事对该文档做更改。之后,被编辑的内容可以保存为自己的工作版本,或作为已完成的版本,提供给小组的另外用户或给整个企业。

Microsoft Office 与 Doxis4 的概览

归档和索引化

  • 直接从 Microsoft Word、Excel 或 PowerPoint 将新的 Office 文档进行归档
  • 将 Office 文档进行符合审计规定归档,包括:有形容性的事件和流程实例相关的信息(元数据)
  • 在 Office 中提供预设值的归档对话、选择列表和带有提示列表的输入框。
  • 采用 Office 文档属性当作带有个性化映射的索引值
  • 支持多值属性 、屏蔽的输入框、至归档对话的必填栏目和锁定栏目

搜索与显示

  • 直接从 Word、Excel 和 PowerPoint 中在整个 Doxis4 内容存储库进行搜索
  • 根据文档属性进行索引搜索
  • 根据文档内容进行全文搜索
  • 根据文档属性和文档内容进行组合搜索
  • 至 Microsoft Office 搜索栏目的系统生成的提示值
  • 带有可选排序、分组和筛选的结果列表;在全文中预览最佳结果(直接在 Microsoft Office)
  • 使用 Microsoft Office、另外的原版程序(例如,PDF 程序、图像处理等)、Doxis4 客户端(Windows、网络、移动)或 Doxis4 阅读器以便打开文档

编辑和协同合作

  • 在不需要使用另外的 Doxis4 客户端或切换窗口的情况下,可以直接在Word、Excel 和 PowerPoint 编辑 Doxis4 内容存储库中的文档
  • 带有签入/签出功能的版本管理,以便集体使用文档
  • 使用 Office 功能 将 Office 文档转换成 PDF 并将其归档为另外的演示文件
  • 使用可选的 Doxis4 “PDF 和 TIFF Producer” 将 Office 文档转换成 PDF、PDF/A 和 TIFF

管理程序

  • 可自由设计的归档和搜索对话
  • 在管理客户端中将对话、用户和应用权限进行集中管理
  • 至活动处理和扩展个性化的脚本环境
Microsoft Gold Certified Partner

至 Microsoft 提供更多 ECM 功能

作为经过认证的长期 Microsoft Gold 合作伙伴,SER 主张 Microsoft 解决方案和 Doxis4 iECM 套件的深度集成。除了 Microsoft Office,Doxis4 将把更多综合性 ECM 功能直接集成到熟悉的 Microsoft 界面:具有至 Microsoft Office 和 Microsoft Outlook 的智能外接程序以及至 Microsoft SharePoint 和 Microsoft Dynamics 的连接器,Microsoft 用户可以完成任何任务。

Doxis4 和 Microsoft 的集成化