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文档、档案和流程实例——至所有业务应用程序的的集成 ECM 功能

借助于 Doxis4 的通用 ECM 集成

由于自己历史和战略的原因,企业通常运用以不同供应商的不同系统构成的异质业务软件场景。这些软件解决方案凡是生成独有的数据和文档。另外还会有外部业务伙伴的文档。由于多种不同系统(ERP、会计、CRM、人力资源、CAD),为每个应用程序进行独有保留不合理;而且,数据和文档经常(以超越程序和流程的方式)相互关联。Doxis4 提供通用的,所有业务应用程序可以利用的 ECM 平台。其功能范围包括一致性内容存储库、电子档案、任务和业务流程管理 (BPM)知道知识管理。

作为开放式的 ECM 平台,Doxis4 支持市场上不同业务应用程序的供应商独有的和独立于供应商的接口标准。至 ERP、CRM 等系统的通用连接器的优点在于可以根据接口要求将其进行个性化,并在换成新业务应用程序之后仍然有效。仅需要将其调整于新系统。

通过业务应用程序与 Doxis4 iECM 套件的紧密集成,用户可以通过熟悉的业务应用程序 (例如:ERP、会计、CRM、人力资源、CAD)直接访问 Doxis4 内容存储库的内容;反之亦然,也可以通过 Doxis4 利用业务应用程序的数据。

因此,使用 Doxis4,可以避免麻烦的系统切换、媒体缝隙、不良流程支持、重叠数据存量和集成问题。

了解更多关于通用 ECM 集成

您的收货

  • 至所有常业务应用程序的通用标准连接器
  • 至档案、文档和工作流的整体内容存储库
  • 从不同业务应用程序进行一致性访问
  • 将业务应用程序的数据自动采用至 Doxis4

业务应用程序和 ECM

ECM 中的 “E” 代表 “企业”——这代表 ECM 对整个企业的重要性。企业内容管理为所有参与业务流程的企业范围提供服务。在企业的经营范围中以电子方式处理的信息可以被分成规整数据(例如:记账记录)和非规整数据(例如:文档、电子邮件)。两种数据涵盖有关订单、客户、工作人员或流程实例的完整性信息。在这个情况下,以文档为中心的 ECM 对应于以数据为中心的业务应用程序。 

业务应用程序和 ECM

业务应用程序——ERP、CRM 等

规整数据 (例如:主数据、订单数据或记账记录)在专业业务应用程序(包括 ERP、会计、CRM 或行专有的应用程序)被采集和处理。该规整数据基于一个固定的数据模式,并可以将其进行大容量处理和分析。只要一往流程添加文档时(自己生成或来自于其它渊源),通常不能维持规整工作。文档会被调进混乱文件系统、通过电子邮件被发来发去、或被隔离在原来的系统,因此很多参与者无法将其进行访问。 

企业内容管理——ECM

有关业务流程的许多重要信息将以非规整格式(例如:文档、电子邮件、照片、视频等)被采集和管理。非规整数据不基于固定数据模式。在 ECM 系统,将通过利用形容性元数据进行归档和搜索。该元数据通过接口与其它业务应用程序以自动化的方式被提供和链接。

使用 Doxis4 iECM 套件,可以(以独立于文件格式或渊源的方式)将规整和非规整信息对象进行采集、在业务语境中进行规整性管理、以符合审计规定的方式进行保留并随时直接搜索到它们。

ERP 集成 (部分)

  • Infor ERP
  • Microsoft Dynamics ERP
  • Oracle JD Edwards Enterprise One
  • Sage ERP X3
  • SAP ERP
  • Unit4 (原名为 Agresso)
  • 。。。

Enterprise Ressource Planning / 企业内容管理 #40;ERP#41;

为了许多业务流程,ERP 系统的用户除了 ERP 中的规整数据之外也需要对应的业务文档和档案。 因此,可以利用所收到的订单文档,以便在 ERP 中采集订单数据,并之后创建账单。在 ERP 中需要所收到的账单文档,以便进行过账和支付批准。文档在接下来的流程中将支持业务流程,并满足法律规定的要求。

每个工作人员都知道,如果文档和数据没被集成到 ERP 的话,无 ECM 支持的日常工作情况会有多乱:文档被分布在整个企业中,于是阻碍业务流程通顺进行。在最坏的可能性,会出现一些本来——如果完全了解情况的话——可以避免的错误。

因此,ECM 成为 ERP 的完美补充。由于能够将 Doxis4 iECM 套件集成到各种各样的 ERP 系统,可以以通用和统一性方式在业务语境中将关键文档进行管理。因此,您可以提高业务流程的效率和经济性、减少业务风险、优化 ERP 系统的性能并且降低 IT 的运行成本。如果 ERP 用户可以从熟悉的界面直接访问对应的文档时,将明显地受益匪浅。

ERP 集成的典型应用案例:

关于 Doxis4 集成到 ERP 的详情

会计集成 (部分)

  • Addison
  • DATEV
  • Diamant Software
  • Lexware
  • .。。

会计

从会计软件中直接访问记账记录和交易的凭证 会明显简化日常的会计工作。经过扫描后,应付账款(借方)可以被自动化处理——直到自动过账。进来的和发布的凭证将被数字化,包括:日志记录、警告书、未清项目列表、分类账账页等。使用虚拟打印,可以自动并以符合审计规定的方式将其存档在档案库。因此,被占用的打印机以及耗时的归档工作不再出现。 

关于使用 Doxis4 进行会计集成的详情

CRM 集成 (部分)

  • Infor CRM
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Oracle Siebel CRM
  • Sage CRM
  • Salesforce.com
  • SAP CRM
  • .。。

客户关系管理(CRM)

宣布客户取向精神的企业首先需要了解其客户。为此,CRM 系统中的规整客户数据十分宝贵。只不过,它们只能部分反映关键信息。CRM 系统的重点在于销售和市场营销。在 ERP 中,会采集和处理报价管理和订单处理的信息和文档。需要查看客户信息的工作人员经常未被授权访问所有相应的系统和模块。如果通过电子邮件与客户通信的信函被归档在个人信箱或在(与业务流程实例无关的)分开的系统,就不能保证其完整的可用性。

借助于 Doxis4 的集成企业内容管理会将 CRM 系统的客户数据与整个企业的相应文档和电子邮件进行相互链接。取决于集成场景,可以通过 CRM 系统访问 Doxis4 内容存储库中的文档、档案、流程实例和任务;也可以在 Doxis4 中应用来自于 CRM 系统的数据(例如,客户档案封面上)。

可以选择通过 CRM 系统或 Doxis4 客户端访问客户档案。为了完成销售、市场营销或售后服务的任务,Doxis4 以紧凑的方式提供所有需要的信息。对客户的如此综合性一览成为杰出售后服务和成功营业的基础——而当然受应用权限控制。通过客户门户,也可以将客户档案中的一些文档和对应的产品或服务信息提供给该客户。销售人员通常会使用 Doxis4 移动客户端,以便能够从外边访问文档或参与业务流程。

CRM 集成的典型应用场景

关于 Doxis4 集成到 CRM 的详情

电子邮件和组件集成 (部分)

  • IBM Notes (曾经为 Lotus)
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft SharePoint
  • Novell GroupWise
  • 。。。

电子邮件和组件

电子邮件和组件解决方案的焦点在于转让信息和组织协作。电子邮件作为与第三方通信的最重要方式。许多工作人员通常电子邮件进行内部通信,并利用组件和协同合作平台(例如,SharePoint)以超出部门范围的方式共享信息。然而,在超出系统的情况下,共享信息的方式并不理想。访问其它信息渊源(例如,接收信函或来自于 ERP 系统的文档和数据)受很多限制。接收的和发布的电子邮件经常被保存在个人信箱或集体信箱,于是在业务语境中,其他参与者无法将其访问。 

Doxis4 将电子邮件和组件解决方案添加重要的 ECM 功能 ——用此,可以将电子邮件完全集成到业务流程,并满足保留的义务。接收的和发布的电子邮件可以被分配至相应的业务语境,并此后可以在对应的档案和流程实例中将其应用。 

用户可以在熟悉的软件环境中利用另外的,将电子邮件和文档进行基于上下文归档、搜索和显示的便利性 ECM 功能。以迅速和有目的性的方式查到相关的信息成为 Doxis4 的优势——这基于元数据搜索和容错全文搜索的组合。因此,可以根据企业搜索的理念应用企业范围的内容存储库当信息源。 

电子邮件和组件集成的典型应用场景:

关于使用 Doxis4 集成电子邮件和组件的详情

使用 Doxis4 集成 ECM 的概述

系统的接口

  • 至所有常用的 ERP、HR 和 CRM 系统的通用接口 (通过通用 ERP 连接器)
  • 至 SAP 的经过认证的接口 (ArchiveLink (BC-AL 6.20) / HTTP Content Server, Netweaver ILM (BC-ILM 2.0 / 3.0)
  • 至 Microsoft Office、Outlook、SharePoint 和 Dynamics NAV/AX 的集成模块和接口
  • Einheitliche Anbindung von Mail-, File- und SharePoint-Servern über 通过 Doxis4 Gateway Service(网管服务)将电子邮件、文件和 SharePoint 服务器进行统一性结合
  • 其它的,至开放的和独立于供应商的连接器:CMIS、WebDAV、File Import 等

客户端和门户集成

  • 通过 OLE、快捷键和 URL 从专业应用程序中访问 Doxis4 客户端(带有综合性脚本)
  • 在 Doxis4 winCube 中结合并调用数据库请求和 ActiveX 控件
  • 支持混搭服务的网络组件和访问 URL 功能(如同搜狗地图)
  • 使用小型应用程序 (Portlet) 在网页中融入 Doxis4 的界面和搜索结果列表
  • 维基程序可以原生融入到 Doxis4 中,于是提供版本管理和编辑功能

直接的互动性

  • 通过快捷键将任何应用程序中标志的词语进行在 Doxis4 的搜索
  • 通过抓字技术(例如,至终端环境)将信息提取和采纳到 Doxis4 ——不许在外部业务应用程序进行编程

管理

  • 减少数据库的负担,提高主系统的性能
  • 以超出平台的方式应用和保留数据
  • 以超出平台的方式进行用户登记(通过 Kerberos)
  • 从 Active Directory/LDAP 采用用户和用户组

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