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完成临时任务和流程实例

借助于 Doxis4 的任务管理

任务和案例管理

需要专业知识的并取决于具体情况的任务占用当今工作人员的大部分工作时间。Gartner 公司目前预估在2017年,所有业务模型的70 %依靠于“故意为不牢固的程序”。该任务取决于具体的案例并需要办公室工作人员的知识。通常不可对其进行预定义(或预定义太花时间)。为了完成上述任务,通常需要跟同事和第三方合作伙伴进行协同合作。为此会经常利用组件系统 (Microsoft Exchange/Outlook、Lotus Domino/IBM Notes 等)。在此,通常会疏忽 文档管理 (包括电子邮件)和工作流程,于是用户需要自己对其进行管理。这会导致无协调的和不透明的流程、不一致的文档版本和(最终)低效率和不良合规性。

Doxis4 任务管理就将解决这些问题。使用 Doxis4 任务管理,可以(以临时的方式或根据情况)将流程实例的任务进行计划,并确定任务的约会、优先度和其编辑者。

使用 Doxis4 任务管理进行敏捷性控制

为了提高工作人员对工作流系统的接受程度,该系统必须具有更高灵活性并满足案例式操作方式的需求。然而,更高的灵活性并不意味着流程的可跟踪性可以降低。目前, 企业中的太多过程由电子邮件“控制”。高灵活性显然作为该现象的重要驱动力。然而,该做法已经无法解决和回答一些很普通的问题,如:

  • 谁正在编辑任务?
  • 流程实例的哪些任务必须在什么时候完成?
  • 哪些任务已经超出截止日期?
  • 目前,正在编辑哪种流程实例类型的多少个流程实例?

进行 “design by doing” 时(应用纯正临时工作流的时候),可跟踪性仍然不可以降低。我们将其称呼为 “flexibility without losing control”(在不失去控制权的情况下保持灵活性)。

可以将任务分成子任务(深度无限);任务之间可有依赖关系,而不需要掌握 BPMN2 或类似的表示法。

因此,可以(以简易和容易理解的方式)对任务进行顺序、并行或任意依赖关系设定和控制。流程实例的所有任务带有状态标记,并一眼就可以对其查看。所有的决策将被记录,于是确保可跟踪性。

从同类的流程实例直到流程管理

此后,所创建的和已执行的流程实例可以成为其它步骤的基础,以便把任务当成创建新流程实例的模板,并对其进行调整。„Design by Doing“ 就是如此而进行的。它为了从该理念提取普遍流程模型而鸣锣开道。

从此处到一个允许将任务进行自动化的流程管理模型,只是交小的步骤。使用 Doxis4 任务管理和 Doxis4 流程管理实现该步骤,可以保证在技术方面过度无缝。

传统的 BPM 软件仅仅在不同技术平台上支持自适应和规范化流程。事后无法让一个典型、模型驱动的 BPM 引擎支持自适应的,案例式做法。

能够同时支持规整的和案例式的工作方式的 BPM 软件才能够体现出流程实践的复杂性。新款 Doxis4 任务管理同时满足两个需求:灵活性和掌控能力——“flexibility without losing control”。

关于 Doxis4 任务管理的详情

您的收货

  • 以便利的方式计划流程实例中的任务——临时和根据情况
  • 随时保持良好概览和可跟踪性
  • 可重复的流程知识
  • 自适应和规范的流程在同一个平台

性能和优势

  • 临时工作流——Design by Doing

    使用 Doxis4 任务管理可以(以临时的方式或根据情况)将流程实例的任务进行计划,并确定任务的约会、优先度和其编辑者。可以将任务分成子任务(深度无限);任务之间可有依赖关系,而不需要掌握 BPMN2 或类似的表示法。因此,可以(以简易和容易理解的方式,如同甘特图)对任务进行顺序、并行或任意依赖关系设定和控制。此后,所创建的和已执行的流程实例可以成为其它步骤的基础,以便把任务当成创建新流程实例的模板,并对其进行调整。因此,每个流程实例实际上具有自己的流程模型(虽然该模型只包含已被分解的任务)。“Design by Doing” 就是如此而进行的!

  • 易用性

    用户是否能接受临时计划流程和预定义流程并对其进行高效应用,也取决于良好易用性。因此,开发 Doxis4 BPM 的基本原则之一是给用户提供一个接近常用软件环境的应用界面(例如:Microsoft Outlook)并确保高易用性。

  • 流程实例夹子和工作蓝

    相当于电子“流通文件夹”,Doxis4 中的工作蓝包含流程实例和需要处理的任务, 包括任务的目前状态和另外的重要元数据。被预定义的“筛选器”不仅允许快速访问未完成的、已完成的和被计划的任务等, 而且也提前显示其数目。工作蓝有两种:个人工作蓝和集体工作蓝。可以在不同工作蓝之间临时发送任务,包括自动发送,例如:缺席时的顶班规定。重新提交功能和主动的电子邮件通知功能将避免任务被遗忘或被疏漏。

  • 可重复应用的流程知识

    Doxis4 BPM 带来一个很关键的优势:企业对流程的经验可以重复应用。通过 Doxis4 任务管理被计划的临时流程实例重复时,可以方便和快速将其定义为规范,或通过 “复制和粘贴” 把它们应用于类似的流程实例。因此会提高流程知识的可重复性,包括对于同事。

  • 灵活性和可跟踪性

    为了提高工作人员对工作流系统的接受程度,该系统必须具有高灵活性并满足案例式操作方式的需求。提高灵活性的时候,不许减少流程的可重复性。Doxis4 BPM 记录所有的行动和信息访问,并且能够显示哪些任务正在由谁处理。因此能够确保任务和流程的可跟踪性,也可以随时保证合规。通过电子邮件管理任务(这在许多机构成为了暂行管理方式)会导致混乱的和非透明的流程、不一致的文档版本,而且最终会影响效率和合规。

  • 自适应和规范的流程管理在同一个平台

    Doxis4 BPM 在同一个软件中提供自适应和规范的业务流程管理。曾经只可以选择一种方式——现在可以同时使用两种方式基于共同技术的基础,甚至可以在一个流程将两个方式进行组合。如果无法(或无容许)对流程模型的某些部分进行预定义,就会将其进行临时处理。在创建复杂的技术报价时,取决于具体的报价情况,通常需要完成不同专家处理的不同任务。这些部分仍然为灵活。然而,需要根据固定流程对报价进行正式和法律方面的审核和批准。

    关于 Doxis4 业务流程管理的详情 »

全部被集成到 Doxis4 ECM 平台

ECM 和 BPM 曾经为分开软件系统,需要在应用层、中间件层或门户层进行错综集成化。新款 Doxis4 BPM 完成了在一个一致的和服务导向平台上使用共同的 “元数据内核” 在ECM 和 BPM 语境中管理所有信息对象和服务的胸襟。带有电子存档、DMS、档案管理、协同合作以及新型的任务和流程管理功能的 Doxis4 平台成为了内容存储库的基础。所有的解决方案可以相互组合,也可以独立应用。因此可以避免原先选择系统的原则性决策: “ECM 还是 BPM” 。

关于集成到 ECM 的业务流程管理的详情

您的收货

  • 一致性元数据管理
  • 综合租户支持和 Unicode 支持
  • 统一利用自动行动和自动通知的服务
  • 统一性用户管理和应用权限。

借助于 Doxis4 的任务管理的概述

临时流程实例和任务

  • 以临时和根据情况的方式计划流程实例中的任务
  • 确定任务的约会、优先度和其编辑者
  • 可以将任务分成子任务(深度无限)
  • 任务之间可以定义依赖关系 (顺序、并行或带有任意依赖关系)
  • 搜索任务(和其编辑者)或约会
  • 流程实例中可以查看全部任务和其状态
  • 为任务定义和记录临时决策
  • 随时保持对所有任务的良好概览和可跟踪性

ECM 和 BPM 被集成

  • 自由选择 “内容驱动 BPM” 或 “流程驱动 ECM”
  • 文档和流程当作信息对象
  • 通过 Doxis4 搜索服务对文档、档案、任务和流程实例进行统一性搜索
  • 统一性评述功能
  • 统一性通知服务和订阅服务
  • 统一性用户管理和应用权限管理
  • 统一性个性化
  • “已包装程序” 的共同传输
  • 共同代理

您需要更详细了解任务管理或 Doxis4?

我们很高兴为您提供关于 Doxis4 任务管理和企业内容管理的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

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