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自动化应付账款处理——
安全、有效、经济

自动化应付账款处理

使用 Doxis4 将账单处理进行优化

纸面账单给企业平均造成13欧元的费用。这包括将进来账单进行手动采集、审核、过账和归档的劳动费用。纸面账单通常先被复制,然后被分发给相应的专业部门以便进行审核。之后,账单相关的数据将被采集在会计系统和支付系统。打字错误会导致额外延误。

若是不能向出票方、同事或经理提供信息时,也造成很大的困扰。账单在企业内的路径通常较长(尤其在不同地点办公的企业):因此,通常超过打折付款的期限。如果不遵循付款期限,与供应商的关系会受到影响。债务的总额和数目不清楚时,不能做可靠的流动性计划。在上述的情况下,进行精确的现金规划变得很难,甚至无法实现。

使用适合自动化账单处理的 Doxis4 InvoiceMaster,可以将应付发票进行自动化和适时性处理包括对应或非对应订货单以及部分和组合账单。无论账单文档的页数为一张页或几百页(例如:建筑发票),都可以处理。在此当中,将以超出媒体的方式纳入所有的收件渠道,包括信件、传真、电子邮件直到(德国电子账单论坛规定的 “ZUGFeRD”)电子转换格式。取决于管理制度,可以以分布式或集中性方式(在一个地点为整个企业提供 “共享服务”)进行账单采集和审核。

1, 2, 3, 4——简单得不能再简单

可以将应付账款处理流程分成四个步骤:

  • 扫描收件文档、
  • 识别供应商和过账相关的数据、
  • 工作流驱动的账单审核
  • 将凭证进行 符合审计规定的存档。

使用 Doxis4 Capture 扫描作为进程链的开始。各种各样的扫描场景被支持,包括集中性扫描和在不同办公地点的分布式扫描。账单成功通过审核后,在账单处理的时候同时也以规整方式将其存档在 Doxis4 内容存储库。(使用 Doxis4 电子档案时,账单将被分配至供应商档案的相应文件夹)。

在之后的步骤会通过 OCR 读取方式(光学字符识别)识别文本。然后可以将为了处理而需要的账单数据进行读取(提取)和审核其有效性(验证)。 为此,可以使用 Doxis4 InvoiceMaster Read。通过结合通用的和自适应的方法,可以将识别性能不断地优化。审核流程也包括将德国营业税法(第14条款)或企业内部规则指定的必须信息进行审核。有误的账单可以直接被拒绝。通过保存的业务信函模板可以自动生成电子邮件、传真和信件。

通过 OCR 确定的账单数据被用于供应商分类,并自动与 ERP 系统或会计系统中的供应商主数据进行比较。处理国际供应商的账单时,会应用相应的语言、货币和税率——当然也支持 SEPA。

目标:自动过账

审核过程成功完成之后,将把对应订货单的账单上的数据和所应用的 ERP 系统中的数据仔细比较。如果完一致的化(价格,数量等都无误),过账相关的数据将被传给会计部门。之后,账单可以完全自动过账并进入支付系统。

为了进行一些可能需要的覆核工作,会提供专门的验证工作站。在该工作站,通过应用界面上的彩色标志和查到供应商和账单收件人的搜索功能,将让找到和修正错误的工作变得更容易。成功验证之后,账单可以被传到账单审核工作流。取决于被应用的 ERP 系统,可以以完全集成的方式(例如:SAP,使用 Doxis4 InvoiceMaster SAP Control)或部分集成的方式(基于 Doxis4 InvoiceMaster Control 技术的基础)实现账单审核流程。

审核账单

为了符合税法的要求,在账单审核流程将进行有关事物和价格的审核、(如果价格或数量有误差,会进行)厘清、将非对应订货单账单进行过账、批准/拒绝和最后进行存档。

以下的审批流程适应于企业规则:它可以覆盖常用的 “四眼原则” 一直到带有多分支的和多层面审批结构。Doxis4 InvoiceMaster Control 当然也提供代替这规则,并支持集体工作蓝。

应付账款记录

作为 Doxis4 InvoiceMaster Control 的固定组件,应付账款提供显示所有正在处理中账单的一览,包括预订的和已经被审核的账单。

移动账单审批

移动账单审批功能更进一步加快流程速度。另外,Doxis4 InvoiceMaster Control 提供基于Web 的,可以在 Apple iOS、Blackberry 或 Android 系统的智能手机或平板电脑上使用的审批应用程序。

账单审核完成之后,将把编辑记录添加至曾经以符合审计规定的方式而存档的账单。除了过账凭证之外,也会存档过账相关的数据和文档 ID。因此,整个账单审核流程随时保持全部的 透明性。

扩展自动化的账单处理功能

Doxis4 InvoiceMaster 在一个决绝方案中提供所有需要的功能。基于与所有常用的 ERP 系统 (如:SAP ERP、Infor ERP、MS Dynamics NAV/AX 或 Oracle E-Business Suite)的密切集成,您将得到一个统一性解决方案。

使用自动化应付账款处理方案,搭建了以综合性、覆盖所有媒体的方式处理整个信箱的技术基础。如果还加上电子档案、任务和流程管理 以及文档管理 ,可以实现全企业范围的,将所有文档密集型业务流程进行优化的企业内容管理。

关于自动化应付账款处理

您的收货

  • 迅速的,实惠的和保证高质量的应付账款处理
  • 包括所有入口渠道:邮件、电子邮件、传真
  • SEPA 和 ZUGFeRD 格式就绪
  • 更新应付账款记录提高透明性和清晰度
  • 根据德国营业税法律(第14条款)将所有必需信息进行审核
  • 通过智能手机或平板电脑进行移动审批
  • 至会计和 ERP 系统的无缝集成
自动化应付账款处理示意图
自动化应付账款处理示意图

Doxis4 InvoiceMaster

Doxis4 InvoiceMaster 基于三个主要的(可以单独或组合使用的)模块:

  • Doxis4 InvoiceMaster Read
    高性能的,将所有主题数据和条目数据(包括预定的和自适应的)进行读取和验证方法
  • Doxis4 InvoiceMaster Control
    超越系统的,全企业范围的账单审核和批准
  • Doxis4 InvoiceMaster Control for SAP
    直接集成于 SAP 的账单审核和批准(包括至非 SAP 用户的网络客户端)

性能和优势

  • 凭证类型、入口渠道和语言

    Doxis4 InvoiceMaster 可以处理对应或非对应订货单的费用清单和供应商账单、部分和组合发票以及被修改的账单。系统将以超越媒体的方式包括通过所有的入口渠道进来的账单——从纸面邮件和传真一直到电子邮件。Doxis4 也掌握处理电子账单的新格式 “ZUGFeRD”。当然也支持 SEPA!Doxis4 InvoiceMaster 为国际企业而设计,并支持多种语言。

  • 自动化处理,甚至支持自动过账

    使用 Doxis4 InvoiceMaster,可以以极度自动化的方式进行整个读取账单的流程,包括分类、至凭证的光学字符识别、提取为后续处理而重要的信息以及验证。通过组合不同分析方式、自适应方法和 “联系” 识别无知账单的可能性可以明显提高识别性能。Doxis4 具有的验证机制(包括检查根据第14条款的必须信息的完整性、一致性审核和将主数据和账单数据与 ERP 中的数据比较)将在早期发现错误,于是减轻给后续账单审核和批准的负担。如果审核无误,对应订货单的账单可以以全部自动化的方式而处理(甚至包括自动过账)。

  • 账单审核和批准

    Doxis4 InvoiceMaster 支持各种各样的审批场景。因此,审批流程可以适应任何企业或任何管理制度的需求。它可以覆盖常用的 “四眼原则” 一直到带有多分支的和多层面审批结构。在经过厘清时,可以随时和临时将另外的处理人员添加到审核流程。Doxis4 InvoiceMaster Control 当然也提供代替这规则,并支持集体工作蓝。通过网络应用程序或直接通过电子邮件 (Doxis4 Mobile Workflow Access),Doxis4 InvoiceMaster 以独立于时间和办公地点的方式将账进行移动审批。

  • 图形分析

    点击一下,可以在 Doxis4 InvoiceMaster 创建预设值的专业报告,包括条形图、饼形图、单线图或点图。因此,可以显示账单流程的实时剧情,并表明改善的潜力。应付账款处理流程的效率有多高?瓶颈在于何处?在哪些账单会失去早期付款的打折机会?对应订货单的账单当中,自动过账的百分比多大?因此,Doxis4 不仅优化单独账单的处理流程,而且也使整体的账单处理体系变得更有效。

  • “适合于电子账单” (Ready for eInvoicing)

    著名的德国会计师事务所 EBNER STOLZ 已确认,Doxis4 满足了德国营业税法第14条款中对电子账单的要求。审计师证明了,被审核的 Doxis4 软件产品在准确使用并在 Doxis4 用户方执行专门的管理性检查的情况下允许将进来的和发布的电子账单进行正规处理和存档(根据德国营业税法第14条款)。EBNER STOLZ 发布的结论:可以将被审核的 Doxis4 iECM 软件模块评为 “适合于执行正规会计”。

  • 经过认证的,符合审计规定的存档

    将处理进来账单的整个流程(包括自动采集,分配,审核和过账)进行透明记录和符合审计规定存档。使用 Doxis4 档案库时,将自动管理保留期限,于是可以按照法律、内部和行业规则的合规指令将必须保留的文档进行安全保留。世界有名的 Deloitte & Touche(德勤会计师事务所)将 Doxis4 iECM 套件颁发了 IDW PS 880 认证证书,于是证明上述的安全性。Doxis4 中的电子存档满足了 GoBS(德国 “正规会计原则”)、AO、HGB 和 GDPdU 的条件,于是它 “符合审计规定”。

自动化账单处理将您带来的优势

全部自动化的帐单处理——直到将(对应订货单的账单)进行自动过账。

开始使用自动化收件处理

应付账款处理作为在企业范围使用自动化收件处理的理想开始。从技术角度,Doxis4 InvoiceMaster 基于通用解决方案 Doxis4 Inbound Center。

使用 Doxis4 Inbound Center,可以将企业的一切进来的邮件、电子邮件和传真进行自动化采集和分发。被扫描的纸面文档和电子文档在同一个流程被结合,于是排除媒体缝隙。该解决方案不仅被大型企业而使用,而且应用它的中型企业也越来越多。

其优势很明显:运输和空闲期间已不存在。进来之后,所有的文档以避免媒体缝隙的方式在事件和流程实例语境中直接就绪处理。因此会明显提高流程实例的处理速度。文档将分配至流程实例。所有其它信息可以直接通过该流程实例调用。 

关于 Doxis4 的全方位收件处理

您的收货

  • 多渠道处理消除媒体缝隙
  • 通过内容分类实现自动化
  • 快速分配和分布将事件和流程处理变得更快,并提高提供信息的能力
  • 直接集成到业务流程

借助于 Doxis4 进行自动化账单处理的一览

账单读取(Doxis4 InvoiceMaster Read)

  • 以超越媒体的方式处理通过各种各样渠道进来的账单(纸质信件、传真、电子邮件、ZUGFeRD)
  • 处理各种各样的账单格式(对应和非对应订货单的账单、部分账单、组合发票)
  • 支持早期和晚期采集
  • 至扫描凭证的 OCR 识别
  • 提取所有处理相关的信息(供应商、账单的收件人、标题数据和主数据、账单条目等)
  • 以受监控和全自动化的方式改善识别性能
  • 完整的 SEPA 集成(至 IBAN 和 BIC 号码的另外栏目、也支持 IBAN 的审核供应商账户机制)
  • 根据德国营业税法第14条款和其它被存档的指令进行验证和审核
  • 使用便利性验证客户端将凭证进行审核和修正
  • 独立于所使用的 ERP 系统和被使用存档系统
  • 支持多种语言、货币和税率
  • 与 ERP 系统的主数据进行比较(经过认证的 SAP 接口、适合所有其它 ERP 系统的通用性接口)

账单审核(Doxis4 InvoiceMaster Control)

  • 对应和非对应订货单的账单
  • 可设置的审批策略
    • 一层/多层
    • 自动找到事物处理人员
    • 审批等级和金额限制
    • 识别和审核价格和数量误差
    • “四眼原则”
  • 使用集体工作蓝和单独工作蓝进行工作(直接分发)
  • 支持过账的建议功能和搜索对话
  • 分开式过账列表(自己的过账数据/另外的过账数据)
  • 通过报表和历史记录进行将空
  • 灵活的逐步升级机制
  • 至单独流程步骤的个性化评书
  • 创建至与供应商通信的文档
  • 将流程实例发给不同工作人员;因此,可以进行并行批准
  • 临时代替人规则
  • 使用现代网络界面以移动方式参与工作流程
  • 集成于Doxis4 winCube 和 Doxis4 webCube 客户端
  • 支持 SEPA:支持 IBAN/BIC 和传统的账号/银行代码体系

接口

  • 至 SAP 的,经过认证的接口
  • 至所有其它 ERP 系统的通用性接口 (Universal ERP Connector)
  • 灵活应用——也至外部档案库
  • 以便利性方式通过 Doxis4 SAP Remote Control 将流程实例数据采用至 SAP GUI

您需要更详细了解自动化账单处理或 Doxis4?

我们很高兴为您提供关于 Doxis4 账单处理和企业内容管理的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

我们期待收到您的询问。