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Microsoft SharePoint——
精益、快、安全

借助于 Doxis4 的 SharePoint 存档

借助于 Doxis4 的 Microsoft SharePoint 存档

在使用 Microsoft SharePoint 当协同合作平台 (Collaboration)、企业内部社交网络或内部网门户的场合,Doxis4 的存档功能作为理想补充。考虑到 Microsoft 越来越强调云存储方案,把 SharePoint 内容迁移到企业范围的 ECM 系统是一个很好的选择。(特别是鉴于数据保护方面)通过减少 SharePoint 数据库的负担,Doxis4 存档可以长期保持性能,甚至在很快增长的数据存量。通过存储虚拟化,提高选择被应用的存储技术的灵活性。多次被链接的内容将(以避免重叠问题)在系统中仅被保存一次。因此会提高可用存储面积的高效应用。经过 IDW PS 880 认证的 Doxis4 档案库成为将来自 SharePoint 的必须保留的文档和数据进行符合审计规定存档的可靠基础。(甚至在很长的时间范围)

另外,Doxis4 也允许将 SharePoint 中还被编辑的文档进行应用和版本化。因此,您可以在早期将 SharePoint 内容集成到企业范围的,超越系统的内容存储库,并将其和其它关键业务应用程序的相关信息结合。基于相同技术,该信息也可以被转移至 Doxis4 内容存储库。因此,在于电子邮件信箱、文件系统或在 SharePoint 中的单独信息接收器将被淘汰。被授权的用户在业务流程中需要利用某些信息时,可以直接将其进行访问。

可以灵活配置的存档选项

在符合审计规定的 Doxis4 内容存储库(档案库)将 SharePoint 内容进行存档有两种方式:自动化/规则驱动或手动(由用户)。Doxis4 将所有类型的 SharePoint 内容进行存档,包括叫做 “Items” (可能由几种文件构成)的内容。从 SharePoint 的文档属性将被采用到 Doxis4 ECM 系统。因此,可以将 SharePoint 内容和来自于其它系统的业务资料进行结合和同时在其中搜索。存档后,SharePoint 中会留下链接(“存根”)。因此,从用户的角度仍然可以点击几下,以熟悉的方式访问信息。如果需要的化,档案库中的文档将被恢复。基于缓存可以立刻将其访问。为了进行手动存档,将直接在 SharePoint 中显示 Doxis4 服务。使用该服务,可以请求 Doxis4 的文档。在此当中,可以同时将不同文档进行标志、存档或恢复。除了从 SharePoint 中调用文档,也可以直接跳跃到Doxis4 客户端,以便利用更高级的功能(如:订阅、文档链接等)

SharePoint 数据库——精益和迅速

Microsoft 本身推荐将不经常用的大信息存量从 SharePoint 数据库转移。因此将保持系统的性能,并确保备份和恢复时间不过长。Microsoft 为此提供相应的接口。对于使用 Doxis4 而存档的内容,会启动删除重复(也叫做 “单实例存档”)。它将确保,文件在档案库中仅会 “实际” 保存一次,虽然该文件在 SharePoint 系统(或——在综合性使用 Doxis4 网关的情况下——以超越系统的方式,例如在文件系统或在电子邮件服务器上)多次被引用。通文件迁移到 Doxis4 给企业带来更多优势:存储虚拟化允许使用不同存储系统,并将其进行组合,包括简单迁移至新存储系统,以便确保能够长期访问文档和数据。另外,它是信息生命周期管理的基础,可以使其将文档迁移至不同存储系统(取决于文档对业务流程的目前价值)。

使用 SharePoint,以符合审计规定的方式进行存档

法律制定的审计规定不取决于技术设备。因此,只要进行相应的管理措施,基本上可以将任何系统以符合 GoBS(德国 “正规会计原则”)的方式而运行。主要得满足的条件包括 IDW PS 880 和 IDW RS FAIT 3。使用 SharePoint,在理论上可以进行存档。不过,由于很多主要位于不可变存储方面(WORM)的系统缺陷(请参考 KPMG 顾问公司在2011年为 Microsoft 编辑的白皮书),不建议使用该方式,尤其在必须符合审计规定的情况下。

IDW PS 880 认证向所有 Doxis4 用户表明,他们的文档和数据将被安全地保留。使用 Doxis4,不仅可以融入各种各样供应商的存储系统(包括 SER 制作的 Doxis4 safeLock),而且也可以以规则驱动方式从所有常用的桌面和 Office 格式自动创建长期安全的 PDF/A 文件。Doxis4 直接从 SharePoint 采用保留期限,或者基于相应的存档规则将其设定。

关于借助于 Doxis4 进行 Microsoft Sharepoint 存档的详情

您的收货

  • 将文档、文件和其它对象从 SharePoint 系统迁移到 Doxis4 内容存储库,于是确保 SharePoint 系统的长期稳定性能
  • 规则驱动自动化的以及手动的归档和存档
  • 使用但实例存档,可以避免重叠问题
  • 经过 IDW PS 880 认证的,符合审计规定存档方案
  • 更短的备份和恢复时间

性能和优势

  • 管理和规则组

    Doxis4 SharePoint 存档支持将整个 SharePoint 页面灵活地定义存档规则,并提供随时定义例外的办法。(为此,不需要应用全新的规则定义)存档规则本身可以灵活地从不同区域组合,例如 “文档选择” (它将定义,来自于哪些 SharePoint 档案库的哪些文档被归档在档案库)。另外的一些重要方面包括 “档案格式”(例如,指定搜索时是否生成全文提取或,为了增加安全性,生成 PDF/A 格式的长期安全演示等) 和 “存储面积管理” (指定渊源系统的对象在存档或恢复后将如何处理)。可以根据企业的具体要求指定,存档规则在哪个时间范围中生效。

  • 保留和期限

    取决于具体的要求,Doxis4 SharePoint 存档可以支持不同保留、链接和删除场景。被存档后,一个文档或文件可以在渊源系统和 Doxis4 两个系统同时保留一段时间。例如,如果仍然经常访问渊源系统中的数据,或者该文档在 SharePoint 中还被编辑。Doxis4 可以把该文档当成 “新版本”,随时将其进行同步。对于不经常用的文档而言,将其从渊源系统移除并替换成至 Doxis4 元素的链接成为更有效的方法。Doxis4 在存档规则的基础上自动进行该 “部分删除” 操作。在保留期限过期时(或者,在针对于很旧文档的相应规则的基础上),Doxis4 可以将其进行彻底删除,以便空出存储面积。专门被定义的用户可以在文件系统中将已存档的文档进行手动删除(该功能可能涉及到人事管理方面)

  • 文档属性和全文搜索

    在 Doxis4 档案库将 SharePoint 文档进行迁移或并行存储时,SharePoint 中的文档属性会(以元数据)被应用。除了安全存档和减少对 SharePoint 服务器的负担,这也允许建立(可以融入不同信息来源的业务资料的)集中性内容存储库。元数据成为 Doxis4 客户端进行快速搜索的基础。另外,在归档时也可以生成文档的全文提取。使用它,可以在整个文档内容的范围中进行便利性搜索。

  • 被认证的符合审计规定性能

    世界有名的 Deloitte & Touche(德勤会计师事务所)将 Doxis4 企业内容管理软件颁发了 IDW PS 880 认证证书。电子存档满足了 GoBS、AO、HGB 和GoBD的条件,于是它 “符合审计规定”。基于软件的、WORM 概念的编写保护将避免被存在硬盘的数据在之后被更改或删除。被认证的符合审计规定的性能,加上仔细的流程记录、灵活的保留期限、所有变动的跟踪性和数码签名功能成为法律合格以及将必须保留或值得保留的文档进行长期保护的基础。

性能和优势

电子存档

Doxis4 内容存储库是所有文档和数据在整个企业范围中的信息池。它为了长期存档和暂时保留/编辑从各种各样的渊源(ERP、CRM、HR、Mail、Office等)和以不同格式接收信息,将其进行组合——并为了后续应用供使用。(通过不同 Doxis4 客户端   和在具有熟悉功能范围的相应应用程序的场景)

Doxis4 网管服务

Doxis4 网管服务成为将组件系统(MS Exchange/Outlook 和 IBM Lotus Domino/Notes)、SharePoint 场或文件服务器的内容进行自动化的、规则驱动存档的统一性基础。

它们减少该系统的负担,并裁撤企业中的信息接收器。

该服务允许将电子邮件、从文件系统和 SharePoint 系统的文件进行规则驱动的和手动存档。

您的收获

  • 网管服务至:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • 文件服务器/文件系统
    • Microsoft SharePoint
  • 手动的和自动的、规则驱动存档
  • 在渊源系统进行自动的、规则驱动的删除和部分删除

借助于 Doxis4 的 Microsoft SharePoint 存档的概述

存档和恢复

  • 将 Microsoft SharePoint 的文档自动化存档的综合性规则组
  • 手动存档和恢复 SharePoint 中的文档和文件夹的功能
  • 将 Microsoft SharePoint 文档代替成所谓的 “存根”
  • 从 SharePoint 中调用被存档的元素
  • 在 SharePoint 的列表中显示档案库状态
  • 跳跃到 Doxis4 客户端,于是可以使用很多更高级的功能
  • 单实例归档(重复数据删除)

管理

  • 统一的、集中性管理
  • 融入任意数量的第三方系统
  • 融入任意数量的存档系统
  • 至专用域(如:Microsoft SharePoint)的特有规则组
  • 至背景流程的时间控制
  • 作为 “single-point-of-access” (单点访问)集成至 Microsoft Management Console (MMC)

同步

  • 打开时,在渊源系统中恢复单独的对象
  • 在不需要另外访问存档的情况下访问被恢复的对象(缓存)
  • 自动从第三方系统移除被恢复的对象
  • 以版本化的形式将被改变的文档进行自动与档案库同步

基本结构

  • 高可缩放性
  • 群集支持
  • 存储虚拟化支持至不可变内容的不同存储技术,包括:Doxis4 safeLock、EMC Centera、EMC VNX FLR、Hitachi HCP、HP iCAS、HP IAP、IBM SSAM API、NetApp SnapLock、SAN/NAS Filer、Cloud-Storage (Amazon S3、Google Storage 或 Microsoft Azure)
  • 简单迁移至新的存储技术
  • 使用几种网管服务,以便实现负载平衡

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