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对商业凭证
进行准确的符合审计规定的存档

使用 Doxis4 的凭证存档

使用 Doxis4 的凭证存档

“在没有凭证的情况下不许进行会计交易”——这个理念成为德国 “正规会计原则” 之一。交易凭证是任何交易的出发点,并它当作记录准确性的证明。它可以记录在财务方面对企业有所影响的业务案例。

交易之后,凭证仍然起作用:需要遵守商法和税法的保留义务。企业和行政机构应该为了能够在多年后找到并读取凭证做相应准备。在财务部天天会出现海量必须保留的凭证,包括:应付发票和应收发票、交易日记、银行结帐单、账户结余列表、通信信息等。该凭证应该以符合审计规定的方式(预防任何变动)多年保留(德国和瑞士: 10年、奥地利:7年)财务局提出要求时,必须立刻(以计算机可读的格式)将其提供数据和凭证。

无媒体缝隙的统一性档案库基本结构

使用 Doxis4 企业内容管理套件,您将得到一个为整个企业提供解决方案的存档软件。借助于 Doxis4,您可以在财务部用凭证存档程序作为开始,并之后将软件纷纷扩展到企业的所有范围。因此,您将得到一个可以和您现有的业务软件和业务流程集成的、避免媒体缝隙的、统一性档案库基本结构。

使用在 DMS 软件范围内的Doxis4 凭证存档方案,您可以在税法和商法指定的保留期间以符合审计规定的和实惠的方式保留您的商业凭证。在此之外,凭证存储确保在企业经过审计的时候,能够容易和快速找到文档。而且,通过利用长期安全的文件格式(如:TIFF、PDF 和 PDF/A),可以保证文档很多年后仍然可以读取。

点击一下就能找到任何事物的相应凭证

可以点击一下,直接从会计系统或 ERP 系统搜索和显示凭证;另外,也可以选择 Doxis4 阅读器、单独的 Doxis4 Windows、网络和移动客户端或创建凭证的原版应用程序将其进行显示。可以为每一个凭证从会计系统、物资管理系统和商品管理系统采用所需要的元数据,或对其进行手动采集。

使用 Doxis4 的符合审计规定的存档方案

符合审计规定的性质在选择系统时成为关键因素。:受写保护的和不可变动的存储器、符合审计规定记录、受密码保护访问、以及设置删除和保留期限成为符合审计规定的凭证档案库的最重要功能。因此,Doxis4 在软件和硬件基础上支持所有常用的 WORM (“Write Once Read Multiple”) 技术。通过授权体系可以控制读取访问。Doxis4 AuditTrail 将记录所有的访问和变动操作。自动化保留和删除期限将避免文档故意地或无意地被删除。

在企业经过审计时,可以安排暂时工作站。通过暂时工作站可以在特意创建的虚拟 “文档室” 提供所有的数码凭证。因此可以使审计过程变得更快和更顺利!

关于 Doxis4 的凭证存档方案的详情

您的收货

  • 以符合审计规定的方式(受 IDW PS 880 认证)将所有财务部的凭证进行存档
  • 可以与任何会计和商品管理系统集成(例如:SAP、MS Dynamics)
  • 为审计师提供暂时工作站,包括提供数码凭证

早期和晚期扫描/采集

Doxis4 以灵活性方式支持财务的典型采集和 存档场景:

早期扫描/采集

进行 “早期扫描/采集” 时,所有的凭证在进入信箱后将被扫描并电子传给事件处理人员;凭证的原件将被存档。在理想的情况下,整个流程实例将以电子方式而处理。这个方案使流程变得更快。自动化应付账款处理甚至更容易。使用 Doxis4 InvoiceMaster 可以将账单进行自动采集、审核和处理,甚至可以自动过账。

晚期扫描/采集

进行 “晚期扫描/采集” 时,所有进来的纸面凭证首先将以传统的内部信件分发方式而分配。下一步,凭证将被采集。最后,凭证才被扫描。使用这个方法,以符合审计规定存档成为流程的最后步骤。之后,所有的电子凭证可以通过系统访问。该方法不以优化业务流程为主。 

经过认证的安全性

世界有名的 Deloitte & Touche(德勤会计师事务所)将 SER 的 Doxis4 企业内容管理软件颁发了 IDW PS 880 认证证书。此认证证书向 SER 的客户保证,Doxis4 提供十分可靠的,成功通过考察的电子存档方案。Doxis4 符合相应的电子会计条件,如:GoBS、AO、HGB 和 GoBD 会计标准的严禁条件并符合审计规定。

审计师在考察企业的年终财务报表时也必须评估有关账单处理的 IT 系统。收到 IDW PS 880 检验标准的认证证书的存档软件提供可靠的符合审计规定的性能。

由 Deloitte & Touche(德勤会计师事务所)的审计流程是根据德国经济审计师研究所 (IDW) 的严谨标准而进行。审计项目不仅包括 Doxis4 iECM 套件,而且也包括其开发流程。

根据德勤会计师事务所的报告,被审计的软件产品 Doxis4(在准确应用的情况下)允许将有关账单处理的文档和数据进行符合德国 “正规会计原则” 的管理和保留。获得该认证证书,Doxis4 成为了电子存档系统的开拓者。

IDW PS 880:软件产品审计

信息技术委员会 (FAIT) 修改了并在2010年3月11日重新发布了 IDW 审计标准 “软件产品审计” (IDW PS 880)。因此,跟着(在应用信息技术时)进行系统测试的体系的审计方式已被改进了,并且从此,ISAE 3000 的判据方法(“非审计或考核财务信息历史的报考”)也被参考。IDW RS FAIT 1 说明在德国商法238、239和257条款中指定的,对于使用 IT 系统进行记账的要求。IDW RS FAIT 3 具体化了德国 “正规会计原则” (GoB)中至应用电子存档方法的标准。它摆明所有商法的保留规定对存档系统的要求。

有关 Doxis4 iECM 套件的 IDW PS 880 认证的更多信息

性能和优势

  • 在财务部的 ERP 集成化

    在进行凭证存档时,Doxis4 将所有被存档的商业凭证(无论以数码方式进来还是经过数字化)与 ERP 或会计系统中的相应交易连接。因此,如果需要的化,在相应交易的语境中点击一下就可以访问原来的文档或长期可读的 PDF/A 或 TIFF 副本。通用 ERP 接口以及经过认证的 SAP 接口成为将 Doxis4 凭证档案库以最理想的方式与相应的系统进行集成化的基础。

  • 找回凭证

    应该在合理的时间之内能够找到任何凭证,并将其进行复制。这成为符合审计归档存档的关键要求。(请参考 VOI 的十个铭言)。Doxis4 为此提供一个也可以进行组合的索引搜索和全文搜索功能。索引搜索是指文档、流程实例和档案的索引条件(元数据)。索引值可以自由定义,并可以以自动化的方式从财务部或材料管理部的 ERP 系统采用。如果需要的化,也可以将其进行手动补充。可以直接从财务部或材料管理部的系统访问凭证,或可以使用 Doxis4 的客户端 (Windows、网络、移动)。

  • 存储凭证和数据的不可变性

    WORM („Write Once Read Multiple“) 提供持久的避免无意删除、覆盖和更改的预防机制。所有被应用的存储系统只允许读取访问。Doxis4 支持 常用的基于软件和硬件的 WORM 技术,并且避免被存档的文档可以之后被更改或(故意)被删除。在原版凭证之外 也保存长期安全的版本 (演示;包括 TIFF、PDF、PDF/A-1 和 PDF/A-2 格式)。因此,可以确保长久可读性和访问。

  • 以符合审计规定的方式进行记录

    在 Doxis4 中集成的审计跟踪功能确保能够以无间隙的方式跟踪所有的编辑步骤。如此,可以在经过审计/税务审计的时候随时证明何人在何时对哪些文档、流程实例和档案做了什么样的查看和更改操作。与凭证相同,所有有关凭证被记录的编辑步骤也将以符合审计的方式而存档。通过个性化应用授权可以预防无授权的用户访问在审计跟踪功能中所保存的信息,于是实现数据保护。

  • 访问保护

    个性化用户授权和鉴别以及 SSL 加密的客户端/服务器通信成为被存档的凭证安全性的基础。

    Doxis4 的综合性授权概念允许在用户、用户组和部门层面以区分的方式控制对凭证、流程实例和档案的访问。大型企业和(以许多独立的单位构成的)机构可以以完全分开的方式 在独立的租户中进行保存。在审计/税务审计时可以设置暂时工作站,并通过该工作站提供数字凭证。为了预防外部工业间谍,可以使用加密的存档方式。

  • 管理保留期限

    Doxis4 对保留规矩和删除期限的自动化管理将预防凭证无意地或故意地被删除。通过将凭证转换成符合审计规定的长久文件格式(如:PDF、PDF/A 和 TIFF),可以确保凭证的持久可读性(甚至在很长时间之后)。在相应凭证和数据的受保护存档之外,Doxis4 也确保清空存储容量——不需要的凭证和数据将自动被删除(在被应用的 WORM 存储器支持该功能的情况下)。

性能和优势

Doxis4 SAP 凭证存档

对于在财务、材料管理、监督和人事方面应用 SAP 的领先 ERP 软件的企业,Doxis4 成为理想补充,包括以符合审计规定的方式存档 SAP 凭证(SAP 入口文档 (NCI)、 SAP 出口档案 (CI) 和印刷列表)。在 SAP 语境中,将凭证转换成长期安全的文件格式(如 PDF/A 和 TIFF)就能确保,所有的凭证在规定的保留期间中总是可用和可读。通过将所有凭证(被扫描的纸面凭证、SAP 凭证和其它程序的凭证)与相应的 SAP 交易链接,可以直接从 SAP 搜索、访问和显示相应的凭证。在 SAP 中,Doxis4 也能灵活地覆盖从早期到晚期采集的存档场景。

除了存档凭证,也可以在 SAP 语境中使用 Doxis4 将 SAP 数据进行存档。因此可以减少 SAP 数据库的负担,并保持系统的良好性能。另外, Doxis4 iECM 套件使用电子档案将 SAP 附件清单变得更结构化,并支持企业中的账单审核流程(甚至在包含非 SAP 用户的情况下)。

关于 Doxis4 与 SAP 集成化的详情

Doxis4 SAP 凭证存档

想得更远——存档凭证只是第一步

为不同部门、任务或文档类型(如:电子邮件和 Office 文档)购买不同的存档系统成为企业和公共机构经常犯的错误。因此会增加存档基本结构的复杂性以及购买、维护和管理成本。因此会造成另外的媒体缝隙和不一致的业务流程。

在整个企业中应用类似于 Doxis4 企业内容管理套件的统一存档解决方案成为更好的选择。解决方案将适应您的具体需求。无论您首先进行几个独立的存档范围(并将其进行纷纷扩展)还是直接执行全企业范围中的存档方案:使用 Doxis4,您将得到一个避免媒体缝隙的、适合于以一致性方式被集成到您的业务软件和业务流程的统一性存档基本结构。

有关 Doxis4 电子存档的详情

想得更远——存档凭证只是第一步

备份与存档相比

虽然不准确,存档和备份的两个概念经常被混淆。
不过,存在几个关键区别。(渊源:维基百科):

备份

“备份” 的概念意味着为了能够在数据丢失的时候容易进行还原而复制数据。在存储介质上保存的数据叫做备份副本。使用备份副本来恢复原来的数据叫做数据还原(英文:“restore”)。这种备份方式应用于数据库和文件目录,而且也作为 Doxis4 iECM 元数据库的补充备份方案。

存档

电子存档表示使用企业内容管理的概念将电子信息进行不可变的长期保留。为了进行电子存档,通常将使用特有的存档系统。“电子存档” 包含企业内容管理系统的不同组件。 在英美语言环境将其分开叫做 “档案管理”(Records Management)、“存储”(Storage)和 “保留”(Preservation)。电子存档应用于以符合审计规定的方式将企业的关键数据和文档创建备份和进行长期保存。

Doxis4 Belegarchivierung im Überblick

Elektronische Archivierung der Belege

  • Archiviert Dokumente (NCI- und CI-Dokumente) und Daten
  • Frei definierbare Indexkriterien mit automatischer Übernahme aus FiBu- und ERP-Systemen, jederzeit manuell erweiterbar
  • Volltextindizierung aller Belege
  • Einheitliche Metadatenverwaltung in relationaler Datenbank
  • Vielfältige Recherchemöglichkeiten über den kompletten Datenbestand
  • Umfassende Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen
  • Virtualisierung physikalischer Speicher

Compliance/Datensicherheit

  • Zertifizierte revisionssichere Archivierung (IDW PS 880)
  • Ablage in einem langzeitsicheren Speicherformat als PDF/A und/oder TIFF
  • Softwarebasierter Schreibschutz auf WORM-Basis
  • Serverseitige Verschlüsselung der Informationsobjekte
  • Sichere Client-Server-Kommunikation (SSL-basiert)

Schnittstellen

  • Unterstützung aller marktgängigen Speichersysteme: z.B. NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera und ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock uvm.
  • Universelle Schnittstellen zu gängigen ERP- und FiBu-Systemen
  • Zertifizierte Schnittstellen zu SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

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我们很高兴为您提供关于 Doxis4 凭证档案和企业内容管理的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

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