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文件系统存档——
通过自动化存档控制内容

借助于 Doxis4 的文件系统存档

借助于 Doxis4 的文件系统存档

虽然具有许多缺点,很多企业仍然应用在文件服务器归档文档和数据的文件系统(英文:filesystem)。数据存量不断地增长(经常甚至达到千万亿字节的范围) 工作人员和工作组在此处管理他们的文档(通常在不可收拾的、具有复杂分支结构的文件目录。)若是文件夹的结构不清楚,找回信息的任务变得很难。

巨大的数据存量造成很大的存储费用。将系统进行备份、维护和管理的工作暂用宝贵的 IT 资源,而且同时也花费时间和增加成本。数据越多,需要的存储面积越大,而且备份过程时间越长。系统的性能降低,于是导致日常的搜索流程和文件访问需要更长时间。因此,将浪费用户的宝贵工作时间。

“有机生长” 的,不受控制的文件夹结构对工作效率的负面影响甚至更大。工作人员在不同地方保存文档的不同版本或副本,于是造成完全不受控制的混乱归档情况。因此,会容易失去大局、不满足合规要求、失去信息语境而且暂用过大的面积。 上述的做法绝对不等于将必须保留和值得保留的资料以符合审计规定的方式进行存档!

用户一如既往可以使用被存档的文档

Doxis4 文件系统的存档方式提供综合性的进行安全保留(直到符合审计规定保留)以及将文件、文件夹和目录(包括整体的文件系统)的还原功能。可以通过文件属性或手动定义对哪些对象进行存档。

存档过程是自动进行的,并且可以受时间控制在背景中进行。可以通过可配置的规则组将其进行控制。通过相应的规则,可以直接定义所有需要存档的内容。例如,在另一方面也可以点击几下或通过 “打开文件” 的对话以透明的和简易的方式将曾经被存档的和被转移的对象进行访问和还原。

从用户的角度不区分一个文件是否仍然位于文件服务器还是从 Doxis4 内容存储库被下载。文件图标(管盘)被更改的话,用户就可以知道该文件已经被存档。所有被归档和存档的 文档可以正常打开、发布、融入至其它文档或将其链接。另外,也可以使用相应管理程序(作业)将大数据存量进行系统性还原。

减少对文件服务器和 IT 资源的负担

使用基于 Doxis4 存档软件进行文件系统存档将减少被应用文件服务器的负担。在文件服务器上只会保留带有文件名、属性和链接的数据集。这会明显简化维护、备份和恢复工作,并且把相应的时间减少。另外,也可以满足(有关符合审计规定的存档方式的) 相应的法律规则(“合规”)。

关于 Doxis4 的文件系统存档方案的详情

您的收货

  • 减少文件服务器/文件系统的负担
  • 通过单实例存档避免重叠问题
  • 更短的备份和
    恢复时间
  • 规则驱动的自动化和手动存档
  • 通过全文搜索可以进行智能内容搜索
  • 优化性能
  • 将服务器、存储器和备份进行合并
  • 经过认证的保留和存档方案

性能和优势

  • 管理和规则组

    存档规则的灵活定义作为 Doxis4 文件系统存档的核心。然而,每个规则也有例外。可以定义例外,但不需要为了这些特殊案例设置全新的规则定义。存档规则本质以不同部分构成。该部分将规则的不同方面进行定义。定义存档哪些对象的 “文档选择” 成为最关键方面。对文件系统存档而言,可以定义哪些文件夹将不参与存档过程。“存档格式” 也作为很重要的一方面。例如,在此处将定义是否生成全文提取、进行压缩等。“存储面积管理” 成为第三种重要方面 。它确定在存档或恢复之后,渊源中的对象要怎么处理。另外,通过该规则也可以确定用户在客户端中可以用哪些手动功能。而且,也将要定义在哪个时间范围中应用存档规则。

  • 存档、链接和删除

    使用 Doxis4 文件系统存档,可以实现在保留、链接和删除方面不同的应用场景。被存档后,一个文档或文件可以在渊源系统和 Doxis4 两个系统同时保留一段时间。例如,如果仍然经常访问渊源系统中的数据,该做法比较使用。对于不经常用的文档和数据而言,将其从渊源系统移除并替换成至 Doxis4 元素的链接成为更有效的方法。该程序 (也称为 “剪掉” 或 “部分删除”) 在被提供规则的基础上自动进行文件系统存档。(通常直接在存档之后)文档和数据不被需要的时候——例如很老的数据,或法律规定的保留期限已过期,也可以自动从两个系统彻底删除。这也根据被定义的规则组自动而进行。专门被定义的用户可以在文件系统中将已存档的文档进行手动删除(该功能可能涉及到数据保护)

  • 至用户的透明性

    用户使用文件系统或 Windows 管理器的时候不需要改变他的习惯——此成为将 Doxis4 文件系统存档集成至文件系统的关键因素之一。 从用户角度,处理数据的方式不变。可以将文档等进行打开、分发或与其它文档集成或链接。在此当中,Doxis4 会承担所需要的任务,如:从档案库请求数据并将其进行恢复。相应的图标会标志,某一个文档是否已经被存档 / 被删除。

  • 通过文件系统在档案库中进行搜索

    被存档的文件(尤其已经通过 Doxis4 文件系统存档由文件系统删除的文件)可以通过插件在文件系统搜索。为了进行搜索,将利用文档的索引数据。例如,索引数据以文件名和存储位置(文件夹)构成。搜索结果将以表的格式显示给用户——用户就可以在其中选择所需要的结果。在此之外,可以通过可选全文搜索功能所搜数据和文档的内容。在此当中,也可以将两种搜索方式进行组合。

  • 被认证的符合审计规定性能

    世界有名的 Deloitte & Touche(德勤会计师事务所)将 Doxis4 企业内容管理软件颁发了 IDW PS 880 认证证书。电子存档满足了 GoBS、AO、HGB 和GoBD的条件,于是它 “符合审计规定”。基于软件的、WORM 概念的编写保护将避免被存在硬盘的数据在之后被更改或删除。被认证的符合审计规定的性能,加上仔细的流程记录、灵活的保留期限、所有变动的跟踪性和数码签名功能成为法律合格以及将必须保留或值得保留的文档进行长期保护的基础。

性能和优势

电子存档

Doxis4 内容存储库是所有文档和数据在整个企业范围中的信息池。它为了长期存档和暂时保留/编辑从各种各样的渊源(ERP、CRM、HR、Mail、Office等)和以不同格式接收信息,将其进行组合——并为了后续应用供使用。(通过不同 Doxis4 客户端 和在具有熟悉功能范围的相应应用程序的场景)

关于通用 Doxis4 档案库的更多信息

Doxis4 网管服务

Doxis4 网管服务成为将组件系统(MS Exchange/Outlook 和 IBM Lotus Domino/Notes)、SharePoint 场或文件服务器的内容进行自动化的、规则驱动存档的统一性基础。它们减少该系统的负担,并裁撤企业中的信息接收器。该服务允许将电子邮件、从文件系统和SharePoint 系统的文件进行规则驱动的和手动存档。

您的收获

  • 网管服务至:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • 文件服务器/文件系统
    • Microsoft SharePoint
  • 手动的和自动的、规则驱动存档
  • 在渊源系统进行自动的、规则驱动的删除和部分删除

Doxis4 文件系统存档的概述

文件系统存档

  • 将被存档数据进行索引化
  • 至管理性和手动存档的可配置的规则组
  • 至文件系统的透明集成化
  • 支持 NTFS 和非 NTFS 的文件系统
  • 将管理器/文件系统集成搜索

管理

  • 统一的、集中性管理
  • 融入任意数量的第三方系统
  • 融入任意数量的存档系统
  • 区分式的存档和恢复规矩(由时间、管理程序或手动控制)
  • 至背景流程的时间控制程序
  • 作为 “single-point-of-access” (单点访问)集成至 Microsoft Management Console (MMC)

同步

  • 在打开时,在渊源系统将单独的对象进行恢复
  • 在不需要另外访问存档的情况下访问被恢复的对象(缓存)
  • 自动从第三方系统移除被恢复的对象
  • 以版本化的形式将被改变的文档进行自动与档案库同步

基本结构

  • 高可缩放性
  • 群集支持
  • 使用几种网管服务,以便实现负载平衡
  • 单实例归档

您需要更详细了解文件系统存档或 Doxis4?

我们很高兴为您提供关于 Doxis4 文件系统存档和企业内容管理的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

我们期待收到您的询问。