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Doxis4 存档软件:实现完美的电子存档

使用 Doxis4 存档软件进行电子存档的作用远远超过以符合审计规定的方式对信息进行长期保留Doxis4 的内容存储库为整个企业提供一个文档和数据的信息池。在此当中,可以为了长期保留或为了暂时保留/编辑将信息进行归档。 

Doxis4 内容存储库管理所有的 属于数字格式(或可被转成数字格式)的信息对象(文档、电子邮件、图片、多媒体对象、链接等)。被分开管理的元数据(索引条件)成为之后能够更快和以更有目的性的方式访问文档、流程实例和档案的基础。在此之外,对文档的完整性索引化也允许易用全文搜索。由于文本采掘功能,Doxis4 的搜索功能甚至可以找到在语境中合适的信息(甚至在搜索词未包含在文档中的情况下)。

使用准确的存档软件实现被认证的、符合审计规定的安全性。

在日常的文档工作中也需要预防数据丢失。为了达到此目标,文件目录不作为一个理想选择。总会有无意中覆盖、删除或部分编辑的风险。由于一些文件目录的复杂性,有时会找不到文档:文档物理上还存在,但就是找不着了!通常只有一些特定的队伍或部门才可以访问文件目录。若是在业务流程中在部门范围内合作,文件目录会阻止成为关键因素的访问信息的流程。

作为存档软件和通用内容存储库,Doxis4 DMS 软件将替代文件目录,并且排除上述的缺点。由于自动版本化,可以在不丢弃原来版本的情况下对文档进行更改。可以通过规定制度确定, 是否将对文档(并且对哪些文档)进行长期存档。因此,可以避免将不需要的工作版本或不值得吧刘的文档被长期保存。

对文档进行安全的和规整存档的信息池

作为电子档案库,Doxis4 确保规整和非规整信息的长期安全性。通过高级授权概念、带有可变信息寿命管理 (ILM) 的规则、基于 WORM 的存储以及数码签名功能,Doxis4 存档软件提供经济性、符合审计规定和法律要求的保留方案。成熟的存储虚拟化允许将所有常用供应商的各种各样的存储系统进行结合、同时运行和随时替换——包括不同云解决方案。使用 Doxis4 可以实现任何分配和复制方案——为了上进的中型企业直到国际大集团的需求而定制。以便实现各种各样的存档解决方案, Doxis4 为许多应用案例提供被定制的接口和输入服务,例如:至 SAP 数据、MS SharePoint、MS Exchange、IBM Lotus Domino 等。

因此,作为存档软件的 Doxis4 内容存储库不仅代表电子存档——它是有效文档管理的信息池。

关于 Doxis4 存档软件的详情

您的收货

  • 独立于办公地点迅速访问信息
  • 按照符合最新的合规指令进行存档
  • 通过记录所有的流程达到完整的透明性
  • 存储虚拟化保证最大的灵活性和长期投资安全性

在一个内容存储库中存档所有的信息

文档存档

文档存档

通过 Doxis4 客户端和顾客的客户端以及直接从 MS Office 和 Sharepoint 进行归档。将海量文档进行自动输入和索引化

电子邮件存档

电子邮件存档

手动和自动化电子邮件存档(集成于已存在的组件):Exchange/Outlook、Lotus Domino/Notes。

文件系统存档文件系统存档

文件系统存档

以手动、管理型或基于文件属性的规则驱动方式将 Windows 文件服务器和其它系统进行文件存档。

数据存档

数据存档

以重新组织所有 SAP 模块的数据库的方式将 SAP 数据进行存档——减少 SAP 数据库的大小和扩展速度。

SAP-ArchivierungSAP 存档

SAP 存档

以符合审计规定和法律要求的方式将 SAP 文档进行存档(包括文档属性)

Microsoft SharePoint 存档Microsoft SharePoint 存档

Microsoft SharePoint 存档

直接从 Microsoft SharePoint 中手动归档,并且将 SharePoint 内容进行规则驱动的、符合审计规定的自动归档。

企业通常会收到各种渊源和许多不同格式的文档和数据。该文档和数据在许多不同应用程序而生成,包括 ERP、CRM、HR、Mail、Office等。文档被存档后,仍然要保证能够将其参阅。文档工作覆盖所有的企业范围。在业务流程的范围中,员工需要以超越部门和办公地点的方式利用该文档。 基于法律、合规和保修规定,许多文档需要长期保存。为了满足上述需求,基于 Doxis4 的 存档软件提供通用的,覆盖整个企业范围的内容存储库;甚至可以进行电子存档和长期保留。

Doxis4 允许放弃分布式、应用程序相关的概念,反而实现安全的,以事件和流程实例为主的保留信息的概念。除了上述的优势之外,该存档方案也纾解不同应用程序的数据负载,于是确保其高性能。另外,可以把不经常用的信息移到更实惠的存储介质。这些优化措施从用户角度为隐藏式——用户感觉不到变化,而且仍然可以在相应的语境中访问所有的信息。

Doxis4 存档软件的性能和优势

  • 通用电子存储库

    Doxis4 存档软件管理和以安全的方式保留任何属于数字格式(或可被转成数字格式)的信息对象(文档、电子邮件、图片、多媒体对象、数据等)。 在对必须保留的或特别值得保留的业务资料进行存档时,可以在原版凭证之外随时也保存长期安全的版本 (“演示文件”;包括 TIFF、PDF、PDF/A-1 和 PDF/A-2 格式),并在叫做 WORM 存储器的不可改变的存储介质上将其进行归档。可以按照法律规定和内部指令对保留规则和删除期限自动进行细节管理,于是保证对重要凭证的相应保护程度。在另外一方面,这也允许清空存储器容量。 删除重复(单实例)和信息生命周期管理(ILM)功能也保证能够以最实惠的方式利用现有的存储系统。删除重复(单实例)功能确保相同的内容只会一次被物理存档在档案库,于是避免重叠问题。信息生命周期管理功能监控整个文档生命周期。在此当中,它会一直确保理想的可用性,并且同时保证利用最实惠的存储系统。

  • 被认证的符合审计规定性能

    世界有名的 Deloitte & Touche(德勤会计师事务所)将 Doxis4

    企业内容管理软件颁发了 IDW PS 880 认证证书。使用 Doxis4 存档软件进行电子存档满足了 GoBS、AO、HGB 和GoBD的条件,于是它 “符合审计规定”。基于软件的、WORM 概念的编写保护将避免被存在硬盘的数据在之后被更改或删除。被认证的符合审计规定的性能,加上仔细的流程文档、灵活的保留期限、所有变动的跟踪性和数码签名功能成为法律合格以及将必须保留或值得保留的文档进行长期保护的基础。

  • 信息搜索和独立于地点的访问方式

    安全地保留信息仅仅作为第一步。能够快速搜索到信息成为日常信息工作中最重要的因素。可以为每个文档、流程实例和档案自由定义的索引条件(元数据)成为快速搜索的基础。该索引条件可以自动化生成(甚至从第三方系统,如:SAP),并可以随时对其进行手动补充。元数据(SQL 数据库)和文档内容(存储系统)的分开式管理概念提供快速的可用性,包括在处理海量文档的时候。另外,Doxis4 存档软件将所有的内容进行索引化,并通过智能全文搜索功能提供访问全部信息的工具。Doxis4 档案库可以在很多场景灵活应用:根据需求,Doxis4 档案库可以在主系统(如:ERP、CRM、HR等)的事件和流程实例管理程序的语境中提供文档。不然,可以通过 Doxis4 客户端其中一个 (Windows、网络、移动)或通过使用 portlet 在内部网的门户网站、SharePoint等进行访问。

  • 访问保护和跟踪性

    个性化用户授权和鉴别以及 SSL 加密的客户端/服务器通信成为被存档的业务资料安全性的基础。细节的授权体系允许以区分的方式控制访问企业的关键信息或保密信息,并阻止将其进行违法传输。为了预防工业间谍,可以使用加密的存档方式。使用集成于 Doxis4 的审计跟踪功能,可以在冲突时随时证明何人在何时对哪些文档、流程实例和档案做了什么样的查看和更改操作。

  • 存储虚拟化和复制

    Doxis4 存档软件支持所有常用的存储系统,包括:NetApp SnapLock、EMC VNX FLR/Centera/ISILON、IBM TSM、Hitachi HCP、HP ICAS、Doxis4 safeLock等,并可以通过存储虚拟化将其结合成一个超越单独系统的虚拟存储系统。使用存储虚拟化使企业变得更灵活。为了存储长期数据存量,可以使用最实惠的存储介质。为了存储需要经常访问的信息,必须应用特别快的存储介质。监狱存储系统的快速发展,存储虚拟化成为合理的解决方案:不需要马上淘汰旧系统则可以使用新技术。因此可以保持投资价值和同时让企业得益于新技术。具有分布办公地点的时候,高性能的智能复制机制确保快速的可用性和存储系统的有效产能利用率。

  • 多租户功能

    对于大集团和(以许多独立的单位构成的)中型企业,Doxis4 存档系统的多租户应用性是十分关键的因素。不同机构或租户可以同时、分开和以符合审计规定的方式保存文档和数据。如果需要切换租户,必须重新经过用户授权和鉴别,或者可以通过授权概念和分开式数据存储(数据库和存储介质)定义租户分别。根据法律的规定,Doxis4 允许以分开的方式保留数据,并切同时阻止相互访问数据。

  • 电子签名

    不带有合格的电子签名,电子文档不可以被认可为正式凭证/证书。此外,签名可以预防伪造,并允许确切地确定文档的创造者(真实性)Doxis4 在广大范围支持电子签名的应用(从扫描到符合审计规定的存档)。使用 Doxis4 存档软件,可以以分开的或批量方式将签名进行创建、审核和存档。Doxis4 适合管理带有不同签名的文档。

Doxis4 存档软件的性能和优势

Doxis4 存档软件的概述

内容存储库

  • 将文档(NCI 和 CI 文档)、数据、电子邮件、图片、多媒体对象等进行存档
  • 在关系数据库中的一致性元数据管理
  • 包含整个数据存量的多种搜索方式
  • 删除期限和保留期限的综合性管理
  • 将物理存储进行虚拟化

适合在大型企业中运行

  • 高可缩放性——直到全企业范围中应用
  • 在对流量和访问频率具有高需求时仍然保持高性能
  • 在分布式办公地点的情况下确保最高限度的可用性的复制模块
  • 支持多租户应用

合规 / 安全

  • 符合审计规定的,被认证的存档方案 (IDW PS 880)
  • 基于软件的、WORM 概念的编写保护
  • 在服务端面对信息对象进行加密
  • 使用 SSL 安全协议进行客户服务器通信

接口

  • 支持所有的常用存储系统, 包括:NetApp SnapLock、EMC VNX FLR/Centera/ISILON、 IBM TSM、Hitachi HCP、HP ICAS、Doxis4 SafeLock 等
  • 至所有常用的 ERP、HR 和 CRM 系统的通用接口
  • 被认证的至 SAP 的接口 (ArchiveLink/HTTP Content Server、BC-ILM 3.0)

管理

  • 超越平台的应用程序和数据存档方式
  • 通过图形界面进行管理(基于网络)

信息生命周期管理 (ILM)

ILM 集结在整个生命周期中管理企业的所有信息的流程和技术。在考虑速度、费用和法律规定的情况下,ILM 确保数据和文档在业务流程中关键时间的可用性,并同时保证数据安全地被保存在最实惠的存储介质。

文档生命周期

  • 在整个生命周期管理规整和非规整信息
  • 自动地将文档和数据分配至最合适的存储介质
  • 智能缓存机制

在 Doxis4 架构语境中将文档进行电子存档

基于 Doxis4 集成化 ECM 平台进行电子存档

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