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电子采购档案——让采购变得更方便

Doxis4 中的电子采购档案

使用 Doxis4 优化采购过程

以经济性方式提供货物成为采购流程中的关键挑战。若是不应用专业性电子档案和文档管理,处理信息的过程会成为很大的阻碍。虽然供应链管理和物流管理都追求设计对象流(包括信息流),但文档密集型流程通常未被适当地集成。在采购部门使用 SCM 和 ERP 系统,于是优化了以数据为主的采购流程。然而,对文档密集型流程而言,尚未实现如此完整的和覆盖整个流程的记录概念。Doxis4 采购档案将缩小此差距,并且可以“无缝” 地与现有的 SCM 和 ERP 系统集成,于是明显提高效率。

随时访问全部的采购文档

大多数采购流程通过文档而启动和结束。文档将被创建、编辑、审核和批准。现代企业需要使用专业的档案和文档管理程序。该程序必须对整个业务流程(从建立合作关系到结束合作关系)进行规整记录和(符合审计规定的)透明性管理,包括:领料单、询价单、订购过程和审核供应商账单。

Doxis4 采购档案在一个系统中管理和存档所有的文档(各种文件格式和文档类型),包括收件(输入)、文档的处理过程和文档存档(输出)。因此,所有参与采购流程的工作人员将收到所愿的,有关某一个采购案例的所有文档、档案和流程实例的统一性访问方式。使用 Doxis4,您向您的供应链管理和企业资源计划系统添加 非规整数据的全部书面记录。Doxis4 电子采购档案的多媒体性允许在通信记录和报价单之外也归档和显示产品影片、产品图片、指供应商网站上内容的链接(例如:公司地址等)

小组里保持统一信息

Doxis4 采购档案会使决定流程变得透明,对其进行有效管理并允许采购小组在更新的和统一信息的基础上合作。可以在对象、文件夹和档案层次上设置对于文档、文件夹或档案的访问权限。与处于固定位置的纸面档案不同,可以从任何地方使用 Doxis4 mobileCube (或者通过标准离线档案功能)访问采购档案。

通过连接功能——包括 文档与文档 (如:带有价格表的报价单)、文档与档案(如:当今的和过去的订单)、流程实例与档案(如:同样材料的不同订购流程)、档案与档案(如:采购档案和供应商档案)等 ——可以以透明的方式对依赖关系进行记录。在采购部,工作人员通常会超出部门范围和办公地点在不同队伍和流程同时利用相同的信息。在这个情况下,Doxis4 的电子档案将确保安全的和独立于时间和地点的合作。在此当中,可以对信息对象同时多次进行访问的功能至关重要。

从采购档案到供应商档案

为了补充采购档案,可以添加记录与某一个供应商的整个合作历史的供应商档案,并且(若需要的情况下)添加记录某一个材料的性能和特征的材料档案。与采购档案不同,使用供应商档案可以仔细观看某一个供应商。这也包括关于信用评级的信息、当前的价格表、认证证书、材料审核证明、投诉书、检验报告等。

可以在创建贷方主数据集时自动生成 Doxis4 供应商档案。因此,可以从供应链管理 (SCM)或企业资源计划 (ERP) 系统的主数据视图或从材料管理系统的订购申请视图直接切换到供应商档案。Doxis4 供应商档案的许多信息来自于材料管理区域,例如:订单。在此当中会自动根据从材料管理获取的索引值在 Doxis4 供应商档案中进行归档。若是执行非经过材料管理的订单(例如:在订购小型零件时),也可以手动创建采购档案。

询盘为第一步

采购过程的第一步通常为有关产品或服务的书面询盘。在此过程中生成的信息将被收集和(在纸面文件夹、文件目录或在电子邮件信箱中)被分开保存。ERP 系统相对晚才开始管理此流程(就是在下订单时生成订购流程)。 在采购流程的早期,如果在 ERP 系统里尚未创建订购流程时,Doxis4 采购档案已经能起到很重要的作用,尤其在几个(属于不同部门的)工作人员参与该流程的情况下。您可以直接从 Doxis4 采购档案中创建新的文档和开始新的工作流程实例。为此,Doxis4 让您为采购流程实例设置带有预定义内容的文档模板。该模板里会自动添加供应商的数据。若是需要的话,可以把模板里的信息(根据采购流程实例的具体情况)手动调整。所有被发出去的信将自动被添加到采购档案中。若是此后下订单时,可以回头把采购档案和 ERP 系统里的订购流程实例连接。

了解更多关于电子采购档案

您的收货

  • 文档密集型采购流程的完整性记录
  • 访问所有的当今和过去的信息
  • 完全可以集成到 SCM、ERP、Office 和电子邮件系统
  • 以独立于办公地点的方式进行访问(甚至可使用移动机器)

性能和优势

  • 与现有的 SCM、ERP、Office 和 Mail 系统集成

    电子采购档案可以集成于任何供应链管理、ERP、Office 和电子邮件系统,而且给该系统添加一个完整的和总是保持更新的,提供采购流程中所有关键文档的一览(包括:电子邮件通信记录、设计图、产品图片和影片)。采购档案几乎有自动编辑功能,因它自动从上述系统采取相应的文档并对其进行索引化。从 SCM 和 ERP 可以方便地访问 Doxis4 采购档案。

  • 合规

    在本国和在国际市场经营的时候,保持合规对企业变得越来越重要。这也包括供应商符合工作标准、工作安全标准和环保标准的证据。在打官司或处理赔偿案件的时候,通常也必须能够提供书面证据。Doxis4 采购档案以符合审计规定和法律要求的方式而记录整个 “书面” 采购流程,并通过审计跟踪功能显示何人在何时收到、观看、编辑、更改、批准或删除信息。

  • 规整的档案结构和个性化档案视图

    Doxis4 采购档案的结构与典型纸面文件夹的结构类似。数码档案封面给您提供关于采购档案内容的一览,并为您摆明很重要的信息。截止日期监控器会监视约会,并提前显示临到期的行动。与纸面档案相同,可以使用文件夹和子文件夹将采购档案内容进行统一规整——其结构可以根据卷宗分类结构而布局。在此之外,可以随时创建显示数据量的个性化视图并将其保存在收藏夹。该功能的应用案例包括:定期并自动显示所有进来的缺陷通知或过去14天中的所有订单。

  • 处理档案和文档的工作变得很方便

    对于在新文档被放入采购档案时总需要马上收到消息的人而言,基于 Doxis4 通知服务的订阅服务是理想的选择。向档案添加新文档时,您就会收到电子邮件通知。为了避免在任何新文档被添加的时候马上收到通知,可以设定筛选条件,例如:文档类型、时间段等。Doxis4 版本管理功能确保您总是利用文档的最新版本进行工作。

  • 智能工作流

    使用基于 Doxis4 工作流技术基础的内置审核和批准流程,可以在电子采购档案和供应商档案之外更容易创建、分配、协调和保管文档。因此可以对异质采购流程进行规范化,而且使(分布式)批准流程变得更透明和更快。取决于您希望用个性化方式或全自动化方式对采购流程进行控制,可以选择临时工作流(自适应案例管理)或生产工作流方式来批准订单和采购申请。用此功能可以以自动方式将任务分配给相应的负责人。该负责人可以方便地在流程中使用电子邮件回答,并且利用集成于电子邮件的以下功能:接受、拒绝、附注

借助于 Doxis4 采购档案的概述

采购档案管理

  • 以统一性档案结构管理不同来源的有关采购流程的所有文档、档案和流程实例。
  • 管理各种各样的文件格式和多媒体内容,包括:产品影片、产品图片、至供应商网站的链接
  • 与现有的 SCM、ERP、Office 和电子邮件系统集成:将相应文档进行自动采用和索引化;直接从 SCM 和 ERP 中访问 / 调用采购档案
  • 具有父/子文件夹的规整结构(类似于纸面文件夹的结构)
  • 显示档案基本信息、内容一览表和截止日期监控器的电子档案封面
  • 多种连接方式:文档与文档、文档与档案、档案与档案、等(以避免重叠问题进行存档)
  • 可以灵活设置的个性化档案视图(例如:订单、缺陷通知等)
  • 通过网络客户端和移动客户端进行移动访问
  • 离线档案:通过签入 / 签出功能随身携带电子档案,并保持整个功能范围:查看和编辑(自动同步)

采购文档管理

  • 以符合审计规定的方式保存和安全地归档采购流程中的所有文档和档案
  • 内置 DMS 功能:档案归档 (手动或自动堆栈归档)、搜索、编辑、版本化、操作历史等
  • 多种类似于编辑纸面文档的注释功能附注功能、电子印章、荧光笔、评述等
  • 支持多种语言,于是适合于国际化(支持 Unicode)
  • 能够显示300多个文件格式的内置阅读器
  • 订阅功能:自动发出电子邮件通知(例如:添加新文档时、状态变化时、文档被批准/许可时等)
  • 通过完全内置的扫描软件采集纸面文档
  • 审计跟踪功能会记录:何人在何时对哪个文档做了什么样的更改

采购流程管理

  • 可以与 Doxis4 工作流连接,以便将异质采购流程进行规范化;透明和高效率的 批准流程
  • 支持临时工作流(自适应案例管理)和生产工作流:使用个性化或自动化的采购流程
  • 以自动方式分配任务:电子工作蓝和集体工作蓝 
  • 工作流功能与电子邮件程序集成:接受、拒绝、附注

供应商管理

  • 在统一档案结构中管理各种格式和来源的供应商信息和文档
  • 基本供应商数据的紧凑一览(信息控制台)
  • 从 ERP、SCM 和另外的系统自动采用供应商主数据

安全 / 访问保护

  • 提高安全性的特点包括:授权和鉴别功能、SSL 加密的客户端/服务器通信以及从主导系统采用应用权限的功能
  • 基于角色的、可以细密设置的应用权限系统(文件夹、文档、暂时访问权利等)

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我们很高兴为您提供关于 Doxis4 电子档案和企业内容管理的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

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