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合同管理软件——
电子合同档案的结构和透明性

Doxis4 电子合同档案的有效合同管理

Doxis4 合同管理软件

Doxis4 的电子档案使合同管理变得更整齐、透明和结构化。该解决方案允许将合同资料以符合审计规定的方式进行存档、搜索和监控。摆明所有重要合同数据的信息控制台成为 Doxis4 合同档案的接入点。从此处直接访问合同文档在合同档案中可以在整个合同周期以综合性和规整的方式管理任何媒体生成的所有合同信息。期限监控器和重新提交管理程序会自动提醒您关于所降临的约会和期限。添加了工作蓝和工作流功能后,可以以受控制的方式执行和记录对合同的审计和批准。

您的收货

  • 带有所有重要的合同数据的信息控制台
  • 自动重新提交和期限监控
  • 符合法律规定和合规指令
  • 以超越办公地点和部门的方式访问合同
  • 企业管理、法律和统计方面的报告的基础

Doxis4 合同管理软件的性能和优势

  • 至所有合同的一个就解决方案

    使用但一个解决方案,可以管理所有在企业所遇到的合同和协议,包括:贷款合同、框架协议、客户和供应商协议、租赁合同、有关公司的协议、有关集团的协议、保险、劳动合同、许可协议和维修合同。

  • 简易的访问方式

    可以通过所有被采集的合同元数据以规整的并独立于办公地点的方式调用合同。在此之外,全文搜索功能允许使用文档内容和元数据进行内容相关的搜索。通过授权体系将保护对合同档案和文档的访问。离开办公室后,离线档案、网络客户端和移动客户端允许对合同资料进行移动访问。

  • 数据保护和安全

    预防未控制和未授权访问合同的 Doxis4 专有授权概念将确保数据的安全性。另外,集成于 Doxis4 的合同管理程序中的审计跟踪功能将记录对合同资料的所有访问和变更。系统将在符合审计规定的格式(TIFF、PDF 和 PDF/A) 将其机型存储。通过另外的 SoftWORM 保护将避免合同资料故意地或无意地被删除。

  • 期限和重新提交管理

    Doxis4 的内置期限和重新提交管理程序将自动地对所有的合同资料进行监控,并且通知处理合同事件的负责人关于所有降临的约会和期限。得不到反馈的话,将自动通知另外的该合同的负责人(逐步升级机制)

  • 集成化

    Doxis4 合同管理程序可以集成于 Microsoft Office、ERP、CRM、设备管理或其它有关合同的软件程序。可以自动采用所有需要的合同主数据和动态数据。通过与 Microsoft 的集成功能可以在创建合同文档时将其移送至 Doxis4 合同管理程序。因此有了从模板管理到自动版本化的可行方案。

合同管理:摆明所有的合同数据

Doxis4 合同档案在一个信息控制台摆明所有重要的合同数据(包括期限和重新提交的信息)。

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优化的合同流程

在 Doxis4 中可以映射和执行各种各样的规范化和临时合同流程。综合性 DMS 功能(包括:注释、模板、版本化)允许全部数字化的合同处理。

合同管理中的报告和评估

灵活性的 可以自由定义的 评估功能 成为 企业管理、法律和统计方面报告的基础。(例如:说明法律责任情况)

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Doxis4 合同管理软件的概览

合同档案管理

  • 将合同和合同相关文档进行符合审计规定和法律要求的存档
  • 以超越媒体的方式在一个档案中管理所有的合同对象(Office 文档、电子邮件、被扫描的纸面文件、影片等)
  • 参阅功能(至其它合同、层次结构、组合)
  • 以避免存储库重叠问题的方式将文档分配至不同工作流程。 
  • 将文档进行索引化和在搜索时进行选择的自动补充列表
  • 可以将文档进行后来属性化,或可以改变属性化

合同文档管理

  • 综合性 DMS 功能(注释、版本化、签出/签入)
  • 通过拖放功能将 MS Office 文档归档至 Doxis4 客户端,包括采用文件属性(可选)
  • 在编辑时直接从 MS Office 对相应合同文档进行搜索(可选)
  • 以渊源和目标格式(例如:WORD、PDF)至不同演示对文档进行归档

合同流程管理

  • 灵活的、透明的和被记录的合同工作流
  • 对规范化和临时工作流进行映射
  • 所有正在被编辑的合同的一览
  • 客户端面审计功能:何人在何时对哪个文档做了哪些变动

合同数据管理

  • 从已存在的企业管理系统采用合同数据、Excel 列表等并对其进行同步。
  • 重新提交功能和期限管理
  • 支持评估的标砖输出功能(例如在 MS EXCEL)

您需要更详细了解电子合同档案或 Doxis4?

我们很高兴为您提供关于 Doxis4 电子合同档案和企业内容管理的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

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