www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

电子项目档案—— 把握复杂性项目

Doxis4 中的电子项目档案

使用 Doxis4 管理项目档案

Doxis4 项目档案允许以快速的、独立于办公地点和预防无授权访问的方式访问所有有关项目的文档和信息(总是在相应语境中)。项目的所有多媒体信息将被管理和归档,包括:通信记录、计划文档和 CAD 文档以便应付海量文档,搜索时可用各种各样的筛选器和搜索结果列表的排序功能。另外,Doxis4 使用 “项目空间” 模块通过网络前端向参与项目的第三方企业提供受保护和被记录的访问所需要的项目信息的方式。

电子档案特别支持文档密集型项目,包括制造和建筑行业。电子项目档案的集中性文件夹结构 可以 根据项目类型和所选择的项目管理方法调整于具体项目的特有需求,并且在项目运行时对其做更改。至 ERP、CAD 和 PPS 系统的无缝集成允许在生产流程中采用和同步 数据和动态数据,或直接从生产系统中调用被存储的文档。甚至在复杂项目,可以以避免媒体缝隙的方式提供最新的信息。自动版本管理(包括发展历史)确保以符合法律规定的方式进行记录。至合规和赔偿案例,审计跟踪功能将记录何人在何时对哪种文档进行了查看、添加、编辑或删除操作。

您的收货

  • 将项目中的所有文档进行集中性控制和监控
  • 对资源、约会和决策的透明性和控制 
  • 在一个档案解决方案中映射各种各样的项目结构
  • 适合于合规和赔偿案例的,符合法律规定的记录

性能和优势

  • 完整性保存和视图

    使用 Doxis4 电子项目档案,可以在项目中将任何类型和格式的文档(电子邮件、计划、示意图、CAD 图、图片、影片等)进行集中性采集、管理和记录。内置阅读器支持超过300个格式,于是能显示很多不同的文档(甚至在原先创建文件的软件已不可用的情况下)。而且也可以选择其它软件程序来打开和显示被存储的文件。

  • 以符合法律规定的方式进行归档和记录

    使用 Doxis4 项目档案,能够以符合审计规定的和法律要求的方式并超越法律规定的保存期而保留项目的所有文档和档案;档案甚至可以保留到一些潜在的诉讼时效期间终于也到期。审计跟踪功能对所有的文档连续记录何人在何时进行了添加、读取、编辑或删除操作。以符合审计规定存档的记录数据对于符合法律或内部规定以及在打官司或处理赔偿案件的时候至关重要。 

  • 提供信息——内部和外部

    使用电子工作蓝,可以避免文档的重叠问题,在项中给所有的参与者以无限次数分配任何大小的文档。与不安全的电子邮件通信方式对比,对网络的更小负担以及(通过加密通信)更高的安全性是两个明显优点。使用 Doxis4 项目空间,外部的项目参与者可以得到通过网络的,受密码保护的访问电子项目档案的方式。可以至选项卡、文件夹或单独文档的功能分配区分的授权,包括:阅读、编辑、上传、下载。

  • 可转让的项目结构

    根据个性化需求而调整的 Doxis4 电子项目档案的结构可以被转让至后续项目或并行项目,并且可以在动态项目过程中调整。在将近所有行业中可以找到典型的应用案例,包括:会展管理、网络管理、建筑和制造行业。

  • 多租户应用和应用权限

    对于大集团和(以许多独立的单位构成的)中型企业,项目档案的多租户应用性是十分关键的因素。多租户应用意味着每个机构(每个租户)只能查看和编辑自己的数据。为了切换到另一个租户,得重新经过用户授权和用户鉴别。作为另一种方式,可以通过授权概念和分开式数据存储方式(数据库和存储介质)而定义分开式租户。在这样的情况下不需要重新经过用户授权或鉴别。

  • 快速和容易找到文档

    可以通过多栏目搜索以及全文搜索(文本采掘)进行包含整个文件夹结构的文档搜索。多种筛选选项、分组功能以及搜索结果列表的排序也支持您处理海量文档。 

信息控制台

电子档案的项目封面摆明有关项目的基本信息,包括项目数据和评述。加上项目的清楚文件夹结构,信息控制台提供快速的和具有目的性的访问所有相应文档和信息的方式。

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

一致性文件夹结构

带有集中控制的统一性文件夹结构的项目档案可以灵活地调整于任何项目类型和管理方式。曾将已保存的档案结构可以随时被转让于其它同类的项目。在此之外,集中定义的卷宗分类结构允许建立至所有已有的文档和档案的明确的结构和体系(独立于具体的项目档案)。

带有网络前段的项目空间

企业外的项目参与者通过网络前段得到受密码保护的访问所有有关相应项目的文档。在设置应用权限时,可以为任何文件夹、甚至为单独的文档定义访问权利,并且可以加上时间限制。再次当中,项目经理可以直接负责用户管理。

Test
PreviewLupe
Screen

借助于 Doxis4 电子项目档案的概述

项目档案管理

  • 将项目信息和
    不同渊源和格式的项目文档在预定义的、一致档案结构中
  • 进行统一性管理
  • 所有重要项目数据的紧凑视图(信息控制台)
  • 基于角色的细节授权体系 (选项卡、文件夹、文档、暂时访问等)
  • 通过网络和移动客户端进行移动访问
  • 离线档案:通过签入/签出功能在保持全部功能范围的情况下随身携带电子档案:查看和编辑(自动同步)
  • 项目空间(给外部人员提供安全的访问方式)
  • 可以灵活设置的文档视图:个性化 (许可、批准和约会)或部门相关(例如:采购、财务和材料管理)
  • 集成超越系统的功能,例如:在搜狐地图中像是地址(项目地点、施工机械的位置)、内置维
  • 从第三方系统(例如:LDAP)采用授权结构

项目文档管理

  • 以符合审计规定的方式保存文档和档案
  • 明确归档结构和规范化归档流程避免归档属性中出现重叠和含糊不清的问题
  • 内置 DMS 功能:档案归档(手动或自动化堆栈归档)、搜索、编辑、版本话、发展历史等
  • 国际性,包括:多语言功能(支持 Unicode)
  • 将文档逻辑分配至多种部分项目和参与者(存储库中避免重叠问题)
  • 在运行时将文档添加另外的索引(元数据)
  • 内置阅读器支持超过300个格式,于是能显示很多不同的文档(甚至在原先创建文件的软件已不可用的情况下;包括CAD)。
  • MS Office 集成——直接从 MS Office 中进行搜索和归档
  • 至文档密集型流程的电子工作蓝
  • 通过全部集成的扫描软件采集纸面文档

项目流程管理

  • 审计跟踪功能——客户端面记录:何人在何时对哪些文档做了什么样的更改
  • 可以与 Doxis4 工作流连接,例如:约会、期限、重新提交
  • 订阅功能:自动发出电子邮件通知(例如:状态变化时、文档被批准/许可时等)

项目数据管理

  • 在电子项目档案中集中各种各样不同来源的信息对象 (例如:来自与 ERP、CRM、CAD、PPS 系统的文件)
  • 通过授权和鉴别功能、 SSL 加密的客户端/服务器通信和采用授权的功能提高安全性

您需要更详细了解电子项目档案或 Doxis4?

我们很高兴为您提供关于 Doxis4 电子项目档案和企业内容管理的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

我们期待收到您的询问。