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电子人事档案—— 对机密文档进行高效率和安全性管理

Doxis4 中的电子人事档案

适合于管理电子人事档案的 Doxis4

Doxis4 人事档案允许以安全和易用的方式管理工作人员和应聘者的所有个人的机密文档和数据。无论申请资料、合同、电子邮件、员工评语的记录或者有关人事发展的资格证书——点击一下,就可以在电子档案 中得到关于工作人员或应聘者的相应信息的一览,并且可以直接访问所需要的人事文档。

通过可区分的访问保护功能将确保用户只能根据他的应用权限阅读和编辑电子人事档案的档案和文档。 从领导、事件处理或员工的角度需要设立相应的访问限制。使用上述的授权概念,可以实现所有需要的符合数据保护的访问限制。通过该授权概念,可以实现所有的(由领导、事件处理或员工角度需要的)符合数据保护的访问限制。至人事系统的规范化接口以及采用和周期同步所有人事主数据的功能确保与人事流程无缝集成。

Doxis4 人事档案:

  • 避免媒体缝隙的、支持多租户应用的和符合审计规定保留员工和应聘者资料的方式
  • 允许创建统一性档案结构的规范化功能性
  • 保护机制(预防未授权访问/阅读)
  • 通过规范化接口与人事和会计系统集成

电子人事档案的性能和优势

  • 直接开始运用

    作为 Doxis4 Solutions Package (解决方案包),电子人事档案在安装后可以直接开始运用。已预设值的人事档案解决方案累计了数个客户项目的经验。标准版的结构和功能范围已经覆盖对人事档案的最重要的要求。随时可选实现个性化的需求。基于集中性管理和控制,在整个企业可以马上应用所做的符合特有需求的调整。

  • 信息搜索和独立于地点的访问方式

    为了找到人事档案和文档,可以从人事系统跳出调用 Doxis4 的内容,或者在 Doxis4 中进行索引和全文搜索。索引搜索功能会以快速的和目标明确的方式搜索特定的档案或文档。于此不同,全文搜索功能(Textmining / “文本采掘”)将在文档内容中进行搜索。使用 Doxis4,可以在企业范围集结人事文档并将其进行集中性应用:成绩单、目标协议、证书等其它文档。对于在不同地点办公的企业,Doxis4 人事档案具有很大的优势:人事档案的访问和保存操作将被分开。不同人可以同时将其进行访问。用户可以在任何办公地点访问离线档案,也可以选择随时通过网络客户端和移动客户端访问数码人事档案(在具有相应应用权限的情况下)。取决于各个用户的 IT 结构,可以以集中性方式、分布式方式(或两个方式的组合)对人事档案进行长期安全保存。 

  • 安全机制和访问保护

    保证机密文档的高安全程度的措施包括:个人用户鉴别和授权、SSL 加密的客户端/服务器通信和采用相应 HR 系统的应用权限。为了领导和管理员工,上司可以得到访问员工资料的暂时授权。为了实现由法律保证的读取权利,同样也可以设置暂时访问权利。使用审计跟踪功能将(以符合审计规定的方式)记录有关文档的所有编辑动作,包括哪个用户在什么时间添加了新文档,或对文档进行读取、编辑和删除。通过记录功能可以保持所有编辑步骤的透明性。

  • 多租户应用和应用权限

    对于大集团和(以许多独立的单位构成的)中型企业,人事档案的多租户应用性是十分关键的因素。多租户应用意味着每个机构(每个租户)只能查看和编辑自己的数据。为了切换到另一个租户,得重新经过用户授权和用户鉴别。也可以通过授权概念或分开式数据存储方式(数据库和存储介质)而定义分开式租户。 

  • 与人事系统、工资会计系统和 MS Office 集成

    Doxis4 可以与各种各样的人事系统和工资会计系统集成。通过专门为跳出而提供的 iECM 链接可以直接调用人事档案。采用和同步人事数据和移送需要存档的文档(例如:工资会计单)将通过规范化接口而执行。通过 Microsoft Office 集成化可以直接从相应的 Microsoft 程序对文档和电子邮件进行搜索和归档。在此之外,模板管理将让创建信函、合同等文档变得更容易,并将其进行自动化。 

  • 文档密集型人事流程

    除了(以符合审计规定的方式进行)存档和管理相应文档之外也可以将文档密集型人事流程进行数码映射,并且选择手动或自动化执行。可以通过电子工作蓝将人事文档进行手动分配。电子工作蓝的功能与传统的电子邮件相同;只有两个重要区别:被发布的文档会安全地保留在您的人事档案系统。如此,可以确保您发送的信息不会被第三家查看。与电子邮件不同,编辑状态随时为透明。因此,可以避免通过电子邮件或电话查询。

摆明所有的人事数据

Doxis4 人事档案在一个信息控制台摆明所有重要的人事数据(包括所有降临的约会、期限和存档的评述)。在规范化的结构中(以避免媒体缝隙的方式)摆明所有的人事文档。除了该预设值的结构之外,也可以点击几下就可以创建 “虚拟” 的,理想地满足自己信息需求的档案视图,例如:所有在30天内将到期的时间工作合同。

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优化的人事管理

电子工作流支持典型的和经常出现的流程实例和让它们变得更快,包括:加入公司和离开公司的手续、培训课等。除了更进一步自动化的本质优点之外也可以(独立于办公地点和人事部的值班人员)保证一致的质量水平。

Doxis4 人事档案的概述

人事档案管理

  • 在预定义的统一性档案结构中对各种各样来源和格式的人事信息和文档进行统一性管理
  • 所有人事数据的紧凑一览(信息控制台)
  • 访问人事档案和文档的详细授权管理体系(包括暂时授权)
  • 可以采用所有常用人事系统的授权结构
  • 基于人事数据(例如:员工组归属关系)限制访问/编辑的授权:
    • 整体的档案
    • 档案文件夹
    • 人事数据/主数据

人事文档管理

  • 以在存储库中避免重叠问题将文档逻辑分配至不同人事流程实例
  • 在运行的时间扩展文档(添加另外的索引/元数据)并对其进行索引化
  • 归档文档的易用性:手动或自动化堆栈归档
  • 通过拖放功能将 MS Office 文档归档至 Doxis4 客户端,包括采用文件属性
  • 直接从 MS Office 搜索相应的人事文档
  • 以渊源和目标格式(例如:WORD、PDF)至不同演示对文档进行归档
  • 通过全面集成的扫描软件采集纸面文档

人事流程管理

  • 在删除文档时自动遵守相应期限
  • 至重复流程(加入公司、离开公司、育婴假、学徒手续等)进行规范化和临时工作流映射
  • 兼任时间超限前发出报警
  • 客户端面审计功能:何人在何时对哪个文档做了哪些变动
  • 自动化重新提交功能,例如:交上资格证书,批准等

人事数据管理

  • 通过规范化接口把人事数据采纳到任何常用的人事系统和工资会计系统(例如:SAP HRM、Oracle Peoplesoft HCM、ADP PAISY 等)采用,并将其进行同步。
  • 从相应人事系统和工资会计系统直接跳出调用 Doxis4 人事档案(反之亦然)
  • 自动采用人事文档,例如:工资单

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