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电子客户档案——访问所有的业务资料

Doxis4 中的电子客户档案

使用 Doxis4 了解您的客户

宣布客户取向精神的企业首先需要了解其客户。在 Doxis4 电子档案的基础上可以管理有关与客户的业务关系的知识。与处于固定位置的纸面归档、混乱文件目录或分布式信息接收器(主要在 ERP 和 CRM 系统中)不同,Doxis4 客户档案记录整个业务关系,并且让您随时随地访问客户资料(在具有相应的应用权限的情况下)

Doxis4 相当于一个信息控制台——使用它,您自己可以提供有关客户、订单和项目的既可靠又具体的信息。调用客户档案后,您会查看显示所有重要客户数据的一览视图(档案封面)。可以从固定电脑工作站(通过 Doxis4 winCube 和 webCube)或者从各个地方(通过 Doxis4 mobileCube)访问客户档案。作为另类选择,也可以利用离线档案功能。

为了避免通信数据被存档在电子邮件系统、报价被存档在客户关系管理系统 (CRM)、订单被存档在企业资源计划系统和账单被存档在会计软件中的情况,Doxis4 客户档案向您提供 统一性的,保留所有相应客户凭证的规整方式。Doxis4 采用来自于相应的电子邮件、MS Office、ERP、CRM 和会计系统的文档和索引值,于是能够以极度自动化的方式创建客户档案,并且可以以符合审计规定的方式进行归档。只有进来的纸面文档才会通过扫描程序添加到客户档案。在此之外,Doxis4 与Microsoft Office的集成也允许直接从 Word、Excel 等程序中对客户档案进行搜索。因为可以直接从现有的第三方系统(ERP、CRM 等)跳出并调用 Doxis4 的内容,于是可以保证很快的和无缝的处理过程。在此当中,所有的编辑步骤将连续以符合法律规定的方式被记录和存档。

Doxis4 客户档案提供一个 可以根据企业的特有需求定义的统一性归档结构。 用户可以自己方便地定义显示客户业务资料的个性化视图,例如:“点击此处显示该客户最近三个月的所有订单”。如果新文档被添加到 Doxis4 客户档案时(例如:确认订单),用户会自动收到电子邮件通知。

关于电子客户档案的更多信息

您的收货

  • 随时随地访问某一个客户的所有业务资料
  • Doxis4 与第三方系统集成:直接从 ERP、CRM 等系统进行访问
  • 以完整和媒体无缝方式保留业务资料
  • 在新文档被添加时(例如:订单、订货单等)主动发出通知

性能和优势

  • 摆明所有的客户信息

    Doxis4 客户档案在信息控制台中按照自定义的文件夹结构显示所有重要的业务资料(通信记录、报价、订货单、账单、顾客投诉等)。调用客户档案后,用户会看到显示所有重要客户信息的虚拟档案封面。该信息可以根据每个企业自由定义。从 ERP、SCM 和另外的系统可以自动应用和更新数据。在此之外,用户可以自己以方便和快速的方式创建显示为特有信息需求而定制的客户档案的虚拟视图,例如:显示最近两周的所有顾客投诉。

  • 以高效率和快速的方式处理客户的询盘

    在客户提出关于交货期的询盘或者投诉的时候,可以在电子档案的基础上随时给出快速的和胜任的回答。在有相应应用权限的情况下可以在任何办公地点每天24小时访问客户档案,以便实现有效的客户关系管理并完成 “一面对客户” 概念的需求。

  • 以符合审计规定的方式进行归档和记录

    使用 Doxis4 客户档案,能够以符合审计规定的和法律要求的方式——并超越法律规定的保存期——而保留客户的所有文档和档案;档案甚至可以一直保留到一些潜在的诉讼时效期间终于也到期。审计跟踪功能对所有的文档连续记录何人在何时进行了添加、读取、编辑或删除操作。以符合审计规定方式存档的业务资料对满足法律要求和内部合规条件起很重要的作用,并且在处理投诉或赔偿事件的时候也很关键。  

  • 多租户应用和应用权限

    对于大集团和(大的,以许多独立的单位构成的)中型企业,软件的多租户可用性是十分关键的因素。多租户应用意味着每个机构(每个租户)只能查看和编辑自己的数据。作为另一种方式,可以通过授权概念和分开式数据存储方式(数据库和存储介质)而定义分开式租户。在这样的情况下不需要重新经过用户授权或鉴别。Doxis4 里面可以实现综合性授权概念(用户组、角色、单位等),于是加强您的业务资料的安全性。

  • 智能工作流

    在获取客户和处理订单/订货单的范围内,工作人员通常需要以超出部门范围的方式而进行合作。这种文档密集型流程要求使用电子工作流,以便能够实时完成流程实例。Doxis4 工作流 作为 Doxis4 客户档案的理想补充。它允许以受控制的方式分配和处理流程实例。在流程实例管理程序中,工作人员可以(取决于他们的应用权限)访问单独的文档、文件夹或整个客户档案。流程实例本身将成为档案的部分,于是记录何人在何时做了什么样的操作或决定。

  • 如同 Microsoft 的工作,如同 Google 的搜索

    在编辑 MS Office 文档的时候,可以直接从 Word、Excel 等通过多栏目搜索以及全文搜索(文本采掘)进行扩及整个文件夹结构的文档搜索。多种筛选选项、分组功能以及搜索结果列表的排序支持您处理海量文档。

借助于 Doxis4 电子客户档案的概述

客户档案管理

  • 在统一档案结构中管理各种格式和来源的业务资料和凭证
  • 基本客户数据的紧凑一览和档案文件夹的接入点(信息控制台)
  • 通过网络和移动客户端进行移动访问
  • 离线档案:通过签入 / 签出功能随身携带电子档案;保持整个功能范围:查看和编辑(自动更新)
  • 可以灵活设置的文档视图:个性化(例如:订单、投诉等) 或部门相关(例如:销售、客户服务、财务)
  • 订阅功能:自动发出电子邮件通知(例如:状态变化时、文档被批准/许可时等)
  • 将超越系统的功能集成于电子客户档案(如同搜狗地图中的地址显示,例如:订购或交货地点)

客户文档管理

  • 以符合审计规定的方式对所有的业务资料进行存档
  • 集成 DMS 功能:文档归档 (手动或自动化堆栈归档)、搜索、编辑、版本化、操作历史等
  • 国际性,包括:多语言功能
    (支持 Unicode)
  • 将文档逻辑分配至多种文档文件夹(存储库中避免重叠问题)
  • 内置阅读器支持超过300个格式(甚至在原先创建文件的软件已不可用的情况下)
  • MS Office 和 Doxis4 的集成:直接从 MS Office 中搜索和归档文档
  • 可以链接 Doxis4 工作流,例如:预定约会、截止日期、重新提交
  • 进行文档密集型流程的电子工作蓝
  • 通过完全集成化的扫描软件将纸面文档进行采集

合规 / 安全

  • 提高安全性的特点包括:授权和鉴别功能、SSL 加密的客户端/服务器通信以及从第三方系统(例如:LDAP)采用应用权限结构的功能
  • 基于角色的、可以细密设置的应用权限系统(文件夹、文档、暂时访问权利等)
  • 审计跟踪功能——以符合审计规定的方式进行记录:何人在何时对哪个文档做了什么样的更改

您需要更详细了解电子客户档案或 Doxis4?

我们很高兴为您提供关于 Doxis4 电子客户档案和企业内容管理的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

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