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Doxis4 的电子档案——
使档案成为应用程序

Doxis4 电子档案将内容、业务流程和应用程序进行组合。它成为流程实例处理和搜索业务资料的集中接入点。从档案中可以启动流程实例,将流程实例纳入到档案或者在流程实例中显示档案,于是使其成为流程实例的组件。电子档案主动给用户提供最新的信息,并且也包含至今为止为隔离系统的电子邮件通信。

使用 Doxis4 电子档案,可以在部门、项目、流程实例和事件层面上实现任何文档和档案管理项目。Doxis4 电子档案可以在各个行业和部门应用,例如:销售部的客户档案、人事部的人事档案、生产部的制造档案、机械档案或项目档案、合同管理中的合同档案、政治机构的公民档案和医疗行业的病人档案。鉴于其结构的特点和形象,电子档案带有典型的档案封面和文件夹,于是与物理档案很相似。对于打算淘汰纸面档案文件夹、悬挂文件夹或文件目录的人,Doxis4 电子档案是理想的解决方案。

电子档案确保独立性合作

电子档案将曾经为独立存档的信息对象结合在一个事件流程实例。规整的和非规整的数据通常保存于不同的归档系统,并且一般被存在与业务流程无关的文件夹或文件系统。与此不同,使用 Doxis4 电子档案可以把所有的信息对象在业务语境中管理和显示。同样也可以实现无重叠的多值分配。通过连接的可能性(例如:文档和档案、流程实例和档案、档案和档案等)可以以透明的方式记录依赖关系。若是员工超出部门或办公地点在工作组中和在工作流程中同时访问和利用相同的信息,Doxis4 电子档案会确保安全的、独立于时间和地点的顺利合作,例如:项目处理、财务、采购以及质量管理。

关于 Doxis4 电子档案的详情

您的收货

  • 在超出办公地点的情况下安全地访问档案
  • 动态文件夹确保电子档案自动更新和保持完整
  • 提供显示所有信息的综合性一览(包括第三方系统)
  • 在不同办公地点利用相同的档案对流程实例进行集体编辑
  • 减少房屋占用成本、材料成本和人事成本

电子档案——性能和优势

  • 信息控制台

    Doxis4 电子档案提供数码文档封面,在此处指明档案的所有关键信息。该信息可以从第三方系统中提取应用(例如:ERP、CRM 和 HR)并自动更新。在 Doxis4 cubeDesigner 中可以为所有档案类型独立定义在虚拟档案封面上将显示哪些信息。除了为识别档案而需要的信息(例如:索引值 / 元数据)之外也可以设定截止日期和约会,并让 Doxis4 自动对其进行监控。元数据在搜索档案的时候也被用上。 

  • 完整性保存和视图

    基于 Doxis4 的电子档案中可以对不同来源和不同格式的文件(包括被扫描的纸面文档和数码文档、电子邮件、图片、影片、链接等)以集中性方式进行采集、管理和记录。内置阅读器支持超过300个格式,于是能显示很多不同的信息对象(甚至在原先创建文件的软件已不可用的情况下)。显然也可以选择使用其它在系统上安装的程序对信息对象进行视图。

  • 搜索到信息和以超出办公地点的方式合作

    在电子档案中有两个导航方式:可以方便地利用档案的文件夹结构,或者可以以扩及整个文件夹结构的方式而使用多栏目搜索以及全文搜索(文本采掘)。多种筛选选项、分组功能以及搜索结果列表的排序也支持您处理海量文档。用户可以在任何办公地点访问离线档案,也可以选择随时通过网络客户端和移动客户端访问电子档案(在具有相应应用权限的情况下)。为了适应各个用户的 IT 结构,可以以集中方式、分布方式(或两个方式的组合)对电子档案进行长期安全保存。

  • 规整的档案结构和个性化档案视图

    可以通过自由定义的集中性档案模型(或者针对于专业部门以及其它组织单位的档案模型)创建电子档案。您可以自己指定哪些内容要被纳入到一个档案,并且如何对其进行结构化。除了在层次性的静态文件夹中归档,Doxis4 也支持动态文件夹。该文件夹的内容根据所定义的搜索条件从整个内容存储库自动而生成。用户可以随时创建访问数据量的个性化视图。为了创建这种 “虚拟档案”, 不需要移动或复制任何内容——每个信息对象可以分配至不同档案,于是避免重叠问题。

  • 安全机制和访问保护

    对于 Doxis4 电子档案,可以精确地和以区分的方式定义,哪个用户允许查看哪些档案、流程实例和文档。提高机密文档安全的措施包括: 个人用户鉴别和授权、SSL 加密的客户端/服务器通信和(根据具体应用案例)采用第三方系统(如:LDAP、HR、CRM 和 ERP 系统)的应用权限。使用审计跟踪功能,可以记录对信息对象的所有访问和更改。

  • 多租户应用和应用权限

    对于大集团和(以许多独立的单位构成的)中型企业,电子档案的多租户可用性是十分关键的因素。多租户应用意味着每个机构(每个租户)只能查看和编辑自己的数据。为了切换到另一个租户,得重新经过用户授权和用户鉴别。也可以通过授权概念或分开式数据存储方式(数据库和存储介质)而定义分开式租户。

  • “自己制造” 的专业程序

    使用 Doxis4 cubeDesigner, 可以单独定义、设置和管理档案应用程序(“自己制造”)。因此,Doxis4 将专业管理员和超级用户提供易用的图形应用界面设计程序。一在 Doxis4 cubeDesigner 中被创建的档案应用程序可以通过不同 Doxis4 客户端进行并行分配和显示。

电子档案——性能和优势

基于 Doxis4 的电子档案——覆盖各种各样档案类型的解决方案

Doxis4 中的电子档案技术是设计各种各样档案应用程序的统一基础。此后将列出几个典型的举例。点击图标或标题就会打开详细显示不同档案类型的视图。

采购档案采购档案

采购档案

摆明所有的关键信息,包括:订货单、提货单、账单、价格表、通信记录和合同。

存量档案 (保险行业)

存量档案 (保险行业)

管理上百万个用户档案,并提供来自于不同保险区域的所有文档的一个统一性客户视图方式。

法庭档案

法庭档案

包含所有关键文档,例如:起诉信、通信记录(包括电子通信)直到带有数码签名的定谳。

房地产档案

房地产档案

允许集中性管理、应用和(以符合审计规定的方式)存储所有有关每一个房地产的文档。

贷款档案贷款档案

贷款档案

事件处理人员可以点击一下就能获得所有有关决定过程的相应文档和关于客户的信息。

客户档案客户档案

客户档案

包含客户的所有当前和过去的信息,包括通信和电子邮件的记录。

病人档案病人档案

病人档案

允许把病人病历的信息(数据、文档、图片或多媒体对象)以各种视图方式显示,包括:按照病人、事件或时间阶段。

人事档案人事档案

人事档案

以符合审计规定的方式管理和存档一切有关工作人员的文档和凭证(包括发出的凭证,例如:工资单)。 

项目档案项目档案

项目档案

允许集中管理和访问一切项目内容,独立于在创建文件时所使用的系统或所参与的部门。

合同档案合同档案

合同档案

存档 一切合同相关的文档(纸面和电子文档)并监控约会和截止日期。

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借助于 Doxis4 的电子档案:一个平台适合于对档案的所有需求

可以对文档、档案和流程实例进行任意组合和连接。上述组合信息对象的自由实现了一个满足不同部门的特有需求和工作任务的综合性(基于统一技术基础的)档案管理概念。

清晰的信息控制台

Doxis4 中的每个电子档案 带有相当于信息控制台的数码档案封面。在此摆明档案的所有关键信息。取决于档案类型,也可以显示来自于第三方系统(例如:HR、ERP 或 CRM 系统)的数据。从此处可以开始操作并且完成所有需要的工作。 

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对于所有客户端的专业管理程序

一在 Doxis4 cubeDesigner 中被创建的档案应用程序可以通过 Doxis4 winCube 客户端(Windows)和 webCube 客户端(网络)进行并行分配和显示。

借助于 Doxis4 电子档案的概述

档案管理

  • 带有档案元数据的档案封面(包括来自于第三方系统的数据,例如:ERP、CRM 和 HR 系统)
  • 保存来自于各种各样数据来源的任何信息对象,例如:文档、链接 / 参阅和多媒体内容
  • 通过档案模型以灵活和集中性方式定义档案结构
  • 可以以层次的方式规整的文件夹(任意深度)
  • 可以个性化的显示档案信息视图(虚拟档案)
  • 动态文件夹保证自动更新和保持完整
  • 将组织模型和访问权限应用于档案
  • 反向链接:显示所有的包含某一个文档(正在被查看文档)的档案。
  • 清楚的归档结构和规范的归档工作会避免重叠问题和归档属性的不明确性
  • 文档可以同时分配至数个档案,于是避免重叠式归档

档案应用

  • 集体处理流程实例:在不同办公地点利用相同的档案进行工作
  • 在超出办公地点的情况下对电子档案进行并行访问
  • 可以以离线档案的模式把档案 “随身携带”
    (签入 / 签出)
  • 如果使用订阅功能,电子档案中有任何改动时,系统会自动发出电子邮件提示
  • 同时搜索档案和文档;档案专用搜索
  • 在单独的档案中或者在特定的文件夹中进行搜索
  • 便利性 iECM 链接访问方式:直接从客户端中发出至特定档案或文档的受访问保护的链接
  • 使用档案属性对文档进行搜索
  • 能够显示300多个文件格式的内置阅读器
  • 记录档案中所有操作的审计跟踪功能
  • 在档案中具有浏览器选项卡

档案模型

  • 支持不同文件夹类型:
    • 起归类作用的文件夹
    • 静态内容的文件夹
    • 参阅性一览文件夹
    • 动态性文件夹
    • ActiveX / iframe 窗口的文件夹
  • 对档案文件夹进行自动枚举(可选)
  • 可以自动更改所有档案的档案模型(档案模型改变后,被复制的档案也要跟着改变)
  • 档案模型中被预定义的文件夹可以个性化,例如:在某些档案的文件夹加更多子文件夹
  • 文件夹层次上的应用权限;可以继承授权

在 Doxis4 架构的语境中的电子档案

在 Doxis4 集成化 ECM 平台基础上的电子档案

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