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使用
Doxis4 DMS 软件进行文档管理

在非使用电子文档管理系统 (DMS) 的情况下处理文档密集型流程实例,这一般为不透明的、容易出错误的工作,而且只能按顺序愤愤地来处理。另外,为了找到某一个文档,通常需要在办公室跑很多地方。Doxis4 DMS 软件将排除上述的以及更多其它的缺点。

文档的最终版本被完成并可以(以符合审计规定的方式)进行存档之前,通常需要先经过不同参与者的许多编辑和批准步骤。Doxis4 DMS 为一切有关事务和流程实例的业务流程提供文档管理功能,包括:模板管理、方便访问和共享文档、以及在不许更改的文件格式 (PDF、TIFF、等) 的文档上添加注释。与 Doxis4 内容存储库、Doxis4 电子文档和Doxis4 SmartOffice(智能办公室)结合就能取代传统的文件目录和分布式归档体系。

适合于使用 Microsoft Office 进行日常工作的智能 DMS 软件

在创建新文档的时候,用户已经将体会到Doxis4 DMS 软件的优势。用户可以利用 Doxis4 SmartOffice 直接从 MS Office 中查询有关事务和流程实例的信息和文档;这会让创建新文档的工作变得更简易。在理想的情况下,被查询的文档可以成为模板(使用文档模板,只需要做一些调整工作,就可以完成创建新文档的任务。)在这个过程当中,Doxis4 存储库独立于文件格式的归档功能生效:除了以符合审计规定文件格式(PDF、TIFF等)进行归档,同时也可以将相应的原版文件 (例如:WORD、EXCEL 等)进行归档。不需要重新编写每个文档,于是将帮助用户节约很多工作时间。

创建新文档的统一化方法允许在 Doxis4 中管理模板,例如,直接从 Doxis4 客户端中的电子档案或通过 Doxis4 SmartOffice 的模板功能将模板进行管理。Doxis4 模板的功能将超越普通的,根据企业形象而个性化的信函模板。从文档模板可以直接取得文档属性,例如:方向(入口 / 出口)和标题 / 主题。如果用户开始与合作方通信,用模板而创建的 WORD 文档已经包含一些关键的信息,例如:合作方的名称和地址。在编辑项目状态报告时,项目的所有关键参数将被复制到文档模板。如此,可以有效地避免出错误。使用适宜的 DMS 软件让创建新文档变得更顺利和更快。如果把 Doxis4 文档模板跟电子档案功能结合,就能达到最佳的效果。一方面,可以在默认设置中把模板提前分配至特定的文件夹,以便使归档变得更有效; 另一方面,可以利用在某些文件夹或者在预定的文档类型中进行归档的活动,以便启动工作流(例如:编写项目完成报告时)

基于 Doxis4 的,至集体编辑动态性文档的 DMS 软件

许多文档的编辑过程较长,或者文档由不同参与者合资创建。这通常会创造不同需要管理的文档版本。因此,Doxis4 中的文档管理 (DMS) 软件提供能够区分主要版本和工作版本的综合性版本管理。用户点击 Doxis4 中的“编辑”按钮时,相应的文档被签出。其它用户不可以对其进行编辑,但仍然可供调查。编辑工作结束并签入完毕时,Doxis4 将自动地创建文档的新版本。确定某个文档版本属于工作版本还是新的主要版本有两种方式:用户可以根据具体的应用案例直接自己做决定,或者可以选择基于程序的,利用批准工作流的方式。用户可以随时访问文档的以前版本。一旦需要的话,可以在 Doxis4 中把文档的以前版本重新激活。

使用适宜的文档管理系统 (DMS) ,就能够通过临时工作区进行协同合作。

极度详细的(甚至可以对每一个信息对象单独做设置的)应用权限管理成为安全地进行集体编辑工作的基础;可以准确地定义用户权限,例如:对文档版本的读取权、编辑权或对文档的签出权利。设置叫做“工作区”的功能为协同合作活动提供便利性支持。符合现代协同合作解决方案的理念, Doxis4 让用户创建一种可以包含不同文档、流程实例和信息对象的(整个工作组可以访问的)临时项目档案。为了避免自己需要多次查询某个文档是否已经被同事编辑完毕,可以利用自动提示服务:作为一种订阅功能,其他同事对某些文档或档案的文件夹进行更改时,自动提示服务将即时通过电子邮件通知用户。因此,所有的项目参与者以最节约时间的方式总是得到最新的信息。项目完成时,相应的工作区可以被删除,并且被集体创建的内容可以进入档案库(可选仅保存文档的最终版本或者也保存编辑过程中的工作版本)

借助于审计跟踪功能 (Audit Trail),Doxis4 将(以符合审计规定方式)记录哪个用户创建哪个文档,并是否将其进行添加、编辑、读取、更改或删除操作。通过记录功能可以保持所有编辑步骤的透明性。这对符合法律规定或企业内部规定至关重要,并且在处理责任或赔偿问题(例如:与第三方出现争议或者损害事件)起很重要的作用。

与基于 Doxis4 的存档软件结合,Doxis4 DMS 软件将覆盖整个文档生命周期——从创建文档、(使用版本管理)对文档进行编辑直到完成文档和进行长期安全存档。除此之外,也会包括对另外的制作版本(演示文件)、文档连接和数字签名进行管理。使用电子文档,可以在部门、项目、流程实例和事件层面上实现任何档案管理和文档管理体系。工作流功能为用户提供自动控制和监督文档密集型业务流程的方案。因此,电子文档和工作流功能成为 Doxis4 DMS 系统的理想补充。

了解更多关于 Doxis4 文档管理

您的收货

  • 编辑和归档动态性文档的综合性方式
  • 包括工作版本和主要版本的版本化
  • 带有便利性概览功能的注释选项
  • 智能性模板管理

Doxis4 文档管理 (DMS) 软件——性能和优势

  • 版本管理和签入 / 签出

    许多文档的编辑过程较长,或者文档由不同参与者合资创建。为了保持该文档编辑步骤的透明性,Doxis4 文档管理 (DMS) 软件提供综合性版本管理功能。在此当中,可以区分主版本和工作版本(主要 / 次要版本),并且可以对其定义不同应用权限,例如:在部门层面上。签入 / 签出机制确保每次对文档进行编辑完毕时将自动地创建文档的新版本。因此,文档内容和编辑的改动不会无意中被更改。确定某个文档版本属于工作版本还是新的主要版本有两种方式:用户可以根据具体的应用案例直接自己做决定,或者可以选择基于程序的,利用批准工作流的方式。如果需要的话,用户可以随时访问文档的以前版本。Doxis4 的存档和 DMS 功能的密切交织将确保在处理动态性文档的时候,也可以随时“冻结”一个不可改变的文档版本,并且随后(以符合审计规定的方式)将其进行归档。

  • 与 Microsoft Office 的集成化

    Microsoft Office 成为了日常办公工作的必不可少工具因此,将 Microsoft Office 程序中的文档、表格、幻灯片和电子邮件迁移到 Doxis4 内容存储库(并对其进行归档)当然成为 Doxis4 的标准功能其中。使用 Doxis4 SmartOffice Plus 外接程序,甚至可以更进一步对 Doxis4 和 Microsoft Office 程序 (Word、Excel、PowerPoint) 进行集成化:除了便利性文档归档之外,Doxis4 SmartOffice Plus 外接程序提供许多其它功能: 搜索已被存档的文档、带有 Doxis4 的典型过滤功能的便利性搜索结果列表、签入 / 签出功能、直接访问 Doxis4 的模板管理程序以及创建另外的制作版本 (演示文件 / Renditions),例如:PDF 版本。在此当中,用户将直接在熟悉的 MS Office 环境中使用所有的功能。

  • 智能模板管理

    Doxis4 的模板管理将使创建文档和归档文档的过程变得更标准化(包括在 Doxis4 的客户端中以及通过 Doxis4 SmartOffice)。借助于 Doxis4 模板,可以推断基本的文档属性,例如:模板中的方向(入口 / 出口)和标题 / 主题,并且采用一些关键内容(例如:地址的信息、流程实例的编号等),直接将其应用到被创建的文档。这会提高创建新文档的速度,并同时有助于避免错误。在电子档案中,可以把模板分配至某种文件夹,以便使归档变得更有效; 另一方面,可以利用在某些文件夹或在预定的文档类型中进行归档的活动,以便启动工作流(例如:编写项目完成报告时)

  • 注释和注释概览

    与处理纸面文档相同,能够在本身不可改变的文件格式上(例如:PDF 和 TIFF 文档)也添加多种注释,包括评述、讯息纸条、图章、箭头和文本注释。系统会为每个用户创造独特的注释层面(可以为其定义个性化应用权限)。与纸面文档不同,注释不成为文档的固定部分,而是被放入独特层面上(相当于可揭的透明塑料片)。根据具体需求可以把它们显示或隐藏:此功能在处理所有不允许更改的文档(例如:合同文档)至关重要。 在处理页数多的文档时, 便利性注释概览视图让用户掌握所有对文档的最近改动,并确保不失去大局。

  • 信息搜索和独立于地点的访问方式

    为了访问需要处理的文档,可以利用 Doxis4 客户端中的索引搜索和全文搜索功能;也可以从 Microsoft Office 程序直接进行访问(请参考 Microsoft Office 集成化)。索引搜索功能以快速的和目标明确的方式搜索特定的档案或文档。于此不同,全文搜索功能(Textmining / “文本采掘”)将在整个文档内容中进行搜索。搜索文档和档案的功能将在系统里面的所有数据存量中进行搜索,包括正在运用的 “动态性” 文档以及(以符合审计规定的方式)被存档的信息对象。对于在不同地点办公的企业,Doxis4 的 DMS 系统具有很大的优势:访问文档的功能将与保留程序分开。用户可以随时随地访问所有(本用户有相应应用权限)的文档,并且除了桌面客户端,也可以选择网络客户端或移动客户端。

  • 工作区和订阅功能

    为了让用户集体编辑文档和档案,Doxis4 的关系服务提供定义和管理共同工作区 (Workspaces) 和相应的文件夹结构的功能。为了实现项目协同合作 (Collaboration),可以以上述的方式创建临时的,能够包含各种各样的文档、流程实例和信息对象的项目档案,并让项目小组(以超出部门范围的方式)将其进行访问。为了确保所有项目参与者总是掌握最关键的信息,项目文件夹中一出现文档更改或添加新文档时,自动提示服务将发出相应通知。借助于订阅功能,用户可以自己定义系统将对哪些文档、文件夹、档案或搜索过程进行监控,并且定义在哪种改动的情况下希望收到通知。项目完成时,相应的工作区可以被删除,而被集体创建的内容可以进入档案库 (可选仅保存文档的最终版本或者也保存编辑过程中的工作版本)。

  • 安全机制和访问保护

    用户可以在单独文档的层面上设定应用权限,包括:访问、编辑和删除动态性文档的权利。然而,使用电子档案时,也可以在文件夹层面或档案层面上实现应用权限。在编辑过程中保证基本安全的机制包括:个人用户授权和鉴别、使用 SSL 安全协议进行客户服务器通信、从第三方系统(例如:LDAP)采用应用权限。使用审计跟踪功能将(以符合审计规定的方式)记录文档的所有编辑操作,包括哪个用户在什么时间添加了新文档,或对文档进行读取、编辑和删除。通过记录功能可以保持所有编辑步骤的透明性。

与纸面文档相同的工作流程

对文档密集型流程进行数字化之后,在数码环境中当然也可以继续利用一些常用的工具,例如:记号笔、讯息纸条、图章等。Doxis4 DMS 软件以数字方式提供所有上述的,叫做 “注释” 的标记工具。

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注释概览提高透明性

便利性注释概览将以列表格式清楚地显示所有的注释。通过双击可以直接访问相应注释的位置。这对页数多的文档(例如:合同、规格清单等)至关重要:可以直接找到同事创造的所有评述、提示和笔记,而不需要先翻很长文件的每一页。

与 Microsoft Office 的智能集成化

Doxis4 的可选 Office 集成化将把 Microsoft Office 的程序(Word、Excel 和 PowerPoint)直接与 Doxis4 文档管理程序连接。通过 Office 程序功能区中的另外菜单和对话可以归档文档和在整个存储库中进行搜索。可以不经过电脑的文件系统,而从熟悉的 Office 环境中直接进行搜索, 创建和编辑(包括版本化)。

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借助于 Doxis4 DMS 软件进行文档管理的概述

文档管理(DMS)

  • 综合性版本化(主要版本 / 工作版本)
  • 超出部门和业务流程的模板管理
  • 共同工作区 (Workspaces),例如适应于临时项目档案(关系服务)
  • 在关键文件夹中归档新文档或对现有文档进行编辑时自动发出通知(自动提示服务)
  • 在系统里面的所有数据存量中进行索引或全文搜索
  • 多种注释工具(例如:评述、讯息纸条、图章、矩形、箭头和文本注释)
  • 可以单独分配应用权限的注释层面
  • 便利性注释概览
  • 签入 / 签出功能
  • 文档归档和文档索引化的综合选项(例如:通过 Doxis4 客户端、与扫描器的连接、自动化文件进口)

与 Microsoft Office 的集成化

  • 将 Microsoft Office 添加重要的文档管理功能
  • 通过 Doxis4 SmartOffice 可以直接从 Microsoft Office 中进行使用
  • 规整文档归档 (包括 Doxis4 中的常用归档对话和归档参数)
  • 在系统里面的所有文档存量进行搜索 (不仅限于 Office 文档)
  • 签入 / 签出,包括被其引起的版本化
  • 创建另外的格式
  • 直接从 Microsoft Office 中访问 Doxis4 模板管理程序

合规 / 安全

  • 甚至在单独文档的层面上可以设定应用权限,包括:访问、编辑和删除动态性文档的权利
  • 使用 SSL 安全协议进行客户服务器通信
  • 审计跟踪功能将记录所有的编辑动作
  • 经过认证的、符合审计规定的存档方案 (IDW PS 880)

在 Doxis4 架构的语境中进行文档管理 (DMS)

基于 Doxis4 的集成化 ECM 平台进行文档管理

DMS 服务和存储服务将提供 Doxis4 中的所有关键文档管理功能 (DMS) 和协同合作功能 (Collaboration)。典型的有用补充程序包括:关系服务(设置工作区和文档连接)、文本采掘服务 (联想性全文搜索)以及自动提示服务 (自动发出通知,例如,在编辑文档和档案时)。将 Doxis4 功能范围扩展的程序包括:“ILM 服务”(控制整个文档生命周期)或文件进口服务(自动采用海量文档)。

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