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电子邮件存档

Doxis4 电子邮件存档——不要再进行非协调归档

在个人邮箱中将电子邮件进行非协调归档(不仅鉴于合规)给企业造成很大的挑战,而且在业务流程中也导致很多困难。这会减小透明性并增加企业风险,例如,在重要的电子邮件被删除并无法将其找到的时候。

企业最好不要冒这些风险。使用 Doxis4,您收到一个现代的软件解决方案。使用它,基于以将电子邮件(加上其附件)进行符合审计规定的、规整的、在相应语境中的归档,并且可以从整个企业将其访问(包括从第三方应用程序)。在此当中,您可以选择有效电子邮件存档的综合性方式,包括:直接从电子邮件信箱进行手动的、用户驱动的归档基于规则的存档直到整体的 日志存档。以下将介绍借助于 Doxis4 的不同电子邮件存档方式。

直接从电子邮件信箱中进行用户驱动的归档

使用 Doxis4,用户可以总是把任何电子邮件在相应的业务流程实例的语境中进行归档。为此,他们甚至不需要离开个人的电子邮件信箱和熟悉的工作环境。他们可以通过 Doxis4 客户端中的拖放功能或在 Microsoft Outlook 和 IBM Notes 里面的智能外接程序完成该任务。

被集成的相似性测试将避免同样的邮件被不同收件人多次归档在 Doxis4 档案库中。另外,使用者可以利用多种搜索可能性。使用它们,可以从 Microsoft Outlook 和 IBM Notes 中直接搜索 Doxis4 里面的文档、档案等,并直接将其访问。

服务器端面电子邮件存档

使用 Doxis4 电子邮件存档功能,也可以把任何业务信函以自动化的方式(按照被制定的规则)进行存档。接下来,可以选择将已存档的电子邮件从原来的系统删除,或被替代成链接。在此当中,企业可以得益于明显减少电子邮件服务器的负担。

服务端面的自动化电子邮件存档给用户提供可以自由定义的规则组。首选会根据电子邮件多久在于系统而进行筛选。之后,可以将被定义的规则进行链接并且补充许多条件,例如:电子邮件的大小,附件的格式以及电子邮件属性的任意其它条件。企业得益于这种存档功能:可以把业务和私人电子邮件分开。因此,可以在电子邮件信箱中定义“私人”的,不参与存档流程的文档。

日志存档:将全部接收的和发布的电子邮件进行综合性存档

尤其是鉴于合规,将所有接收的和发布的电子邮件进行服务端面(符合审计规定)存档成为良好的选择。Doxis4 将通过日志存档确保此。使用它,不会丢失或无意中删除任何包含关键的业务信息的电子邮件(例如:账单、合同、会议记录)。作为“商业信件”,该电子邮件必须按照法律指定期限保留。通过记录,企业可以以符合法律规定的方式证明,哪些电子邮件被谁发布或接收。根据法律的要求(例如:GoBD、AO 或 HGB),审计师在进行经济和企业审计的时候,可以迅速访问相应的数据。另外,可以将电子邮件和其附件转换成长期安全的文件格式(例如 TIFF、PDF 和 PDF/A)。如此,它们在多年之后仍然可以被读取。

关于借助于 Doxis4 的电子邮件存档

您的收货

  • Doxis4 电子邮件存档功能:从手动和规则驱动的一直到日志存档
  • 灵活的存档功能(用户驱动的以及服务端面的电子邮件归档;也可以将两个方式组合)
  • 符合审计规定的和合规要求的规整电子邮件存档——包括在业务语境中
  • 至 Microsoft Exchange/Outlook/ Office 365 和 IBM Domino/ Notes 的深度集成
  • 减轻电子邮件服务器的负担

借助于 Doxis4 的电子邮件存档的性能和优势

  • 灵活的存档可能性

    将电子邮件进行手动存档时,用户只需要点击一下就可以归档电子邮件。在此当中,可以选择三种方式:“如同最近使用的归档”、“如同当前文档中最近使用的归档” 或 “使用最近的归档模板”。使用该方式,用户可以节约很多时间,并可以将任意数量的电子邮件进行同时归档。

    在 Doxis4 的由服务器驱动的电子邮件存档当中,用户可以得益于灵活定义存档规则的可能性(例如:电子邮件的大小、附件的格式以及电子邮件属性的任意其它条件)。然而,需要注意 “规则都有例外” 的原则。用户可以定义规则的例外(不需要为这种特殊情况定义全新的规则)

    借助于日志存档,可以以符合审计规定的方式将所有接收的和发布的电子邮件进行存档。

  • 减轻电子邮件服务器的负担

    通过将电子邮件进行服务器驱动的存档(包括之后把电子邮件从渊源系统删除),可以明显减轻电子邮件服务器的负担。在服务器上只会保留带有文件名、属性和链接的数据集。这会明显简化维护、备份和恢复工作,并且把相应的时间减少。而且,企业可以节约存储的面积,并且明显降低成本。

  • 迅速搜索

    查找 Doxis4 中存档的电子邮件和其附件以及另外属于该业务案例的对象(文档、档案等)直接被结成到 Microsoft Office 和 IBM。用户也可以选择全文搜索功能。使用它,不仅可以在电子邮件的正文文本中进行搜索,而是也可以在可搜索的附件中进行查找。

  • 被认证的符合审计规定性能

    世界有名的 Deloitte & Touche(德勤会计师事务所)将 Doxis4 企业内容管理软件颁发了 IDW PS 880 认证证书。因此,可以将电子邮件进行符合审计规定的、满足 GoBD、AO 和 HGB 要求的电子存档。

    经过认证的符合审计规定的安全性,加上仔细的流程记录、灵活的存档期限、所有变化的可跟踪性以及电子签名成为符合法律规定和将必须保留或值得保留的电子邮件进行长期保护的基础。

Deloitte & Touche 将 Doxis4 颁发 IDW PS 880 认证证书

世界有名的 Deloitte & Touche(德勤会计师事务所)将 SER 的 Doxis4 企业内容管理软件颁发了 IDW PS 880 认证证书。因此,SER 的客户可以享受到经过认证的安全性:根据德国 GoBD(“将电子账簿、档案和资料进行正规记录和保留原则/数据访问原则” 、AO 和 HGB,电子存档方案符合审计规定。

将电子邮件进行语境相关的处理和存档

把某一个电子邮件分配至客户、项目、未清业务案件等的明确度越高,之后的处理过程越准确和高效。在此当中,Doxis4 为企业提供支持,并允许将电子邮件进行安全归档和准确将其分配至业务流程(这就是电子邮件的语境)。例如,如果电子邮件作为报价,其语境会是在 ERP 系统中的相应交易。系统会以高限度自动化的方式进行分配,而且该功能被直接集成到电子邮件客户端(例如:Microsoft Outlook)。

LBS

There are now already 43 million documents in the LBS Doxis4 system. 300 LBS employees work with electronic records, such as building loan records, loan records and legal records.

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FCA Bank Deutschland GmbH

Since 1996 the car-finance bank FCA Bank Deutschland GmbH stores all loan contracts, associated documents, correspondence, etc. relating to the business with the consumer in the SER archive.

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Randstad Germany

Randstad, the leading employment services provider in Germany, introduced the Doxis4 archive to archive more than 27 million personnel documents from the leading SAP Folder Management system.

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BAUHAUS AG

In 2007, BAUHAUS AG introduced electronic legal records in the Legal department. Today, the office management system based on Doxis4 manages all communication that takes place in the Legal department.

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Fraport AG

Fraport AG relies on Doxis4 for long-term archiving. The archive already contained 8.7 million documents with a total volume of 1.3 terabytes when the company switched to the current product generation.

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DER Touristik

With its Doxis4 solution, the group processes more than half a million incoming invoices automatically and archives all invoicing documents in an audit-proof manner in the SER archive.

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Neways Electronics Riesa GmbH & Co. KG

Workflow-based management of production documents with eRecords

 

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Landschaftsverband Westfalen-Lippe

The LWL relies on integrated ECM from SER across all of its departments. It uses electronic records, archiving, auditing and the KTQ handbook.

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SEW-Eurodrive

SEW-Eurodrive relies on DMS archiving solutions, a globally networked, high-availability storage infrastructure and other SER solutions to optimise its processes all over the world.

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Westfalen Group

Doxis4 is the ECM platform used across the entire Westfalen Group. Over the past 15 years, the SER system has consistently been expanded, with the result that nearly all of Westfalen's departments and corporate divisions now work with Doxis4.

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使用 Doxis4 将电子邮件进行存档的概述

使用 Doxis4 将电子邮件进行手动存档

  • 至 Microsoft Office 365、Outlook 2010 & 2013 以及 IBM Lotus Notes 的无缝、深度集成
  • 将电子邮件包括元数据(索引数据)和附件在业务语境中进行基于客户端归档
  • 将电子邮件转换成 PDF 或 PDF/A
  • 搜索文档属性、搜索文档内容的全文搜索功能(可选)
  • 避免不同收件人进行重复归档(相似性检测)
  • 电子邮件的多值语境化
  • 可以进行多重选择和将多个电子邮件进行归档
  • 可以把归档在邮件系统的电子邮件自动删除

使用 Doxis4 将电子邮件进行服务器端面存档

  • 集成至 Microsoft Exchange 和 IBM Lotus Domino 组件
  • 自动的、规则驱动的电子邮件存档
  • 定义任意条件以便选择需要存档的电子邮件
  • 日志存档(可选除外内部电子邮件)
  • 将来源系统的电子邮件进行自动的、规则驱动删除和部分删除
  • 带有提示数值和其它功能的可选全文搜索(包括附件)
  • 解散和淘汰 PST 文件或 Notes Mail 存储数据库
  • 将单独对象和整个文件夹进行存档和恢复

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我们很高兴为您提供关于 Doxis4 电子邮件存档和企业内容管理的个人咨询服务。通过我们的联系表单可以免费得到更多信息,并可以约一个 Doxis4 软件实时产品介绍。

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