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设计 ECM 专业程序
变得十分容易

Doxis4 专业管理

Doxis4 程序的专业管理

敏捷性成为重要的竞争力因素。对企业内容管理而言,敏捷性代表透明性和将文档管理体系或流程管理体系进行快速、有效和高效调整的能力。Doxis4 iECM 套件正好提供相应的现代、数码和敏捷性信息基本结构。

便利和灵活的适应能力成为 Doxis4 iECM 套件的优势之一。一方面,Doxis4 的灵活性体现于其可延展性(例如:用户、信息对象等)以及软件架构和服务的模块化。另一方面,Doxis4 具有灵活的个性化性能,使用户设计任意的新 ECM 程序,并根据管理方面和市场方面的需求调整现有的 ECM 程序。高灵活性也意味着选择自由:您可以委托 SER 为您设计 ECM 程序,或者选择使用 Doxis4 cubeDesigner 自己创造您所需要的 ECM 程序。于是,您的 ECM 程序将是“自己制造”的。

一个设计程序覆盖所有的 ECM 应用

与许多其它文档管理系统不同,您在 Doxis4 iECM 套件中只需要 Doxis4 cubeDesigner 单一个专业管理客户端,就能对所有的 ECM 服务(如:存档、文档管理、 电子档案、工作篮、工作流等)进行有效管理。另外,程序设计以及 Windows、网络和移动客户端的管理也进行在同一个专业客户端中。许多综合性设置只需要做一次就可以被所有的应用客户端采用。额外需要做少量的,针对于每种机器独有特色的相应调整(例如:适应不同机器屏幕大小的对话设计和布局)

Doxis4 cubeDesigner 利用 Doxis4 架构的一个设计理念:为所有的 ECM 服务程序提供统一性的元数据库和综合性专业服务(安全、审计跟踪等)。设置完基本数据和服务程序之后,该信息可以被所有的 ECM 程序而利用和连接。

Doxis4 cubeDesigner 的多种设置选项包括建立和管理电子存档的、电子档案的和文档管理的结构。另外也包括商务流程的模型化(流程实例类型、流程模型)以及对话、搜索结果列表、搜索与归档界面的设计与调整,再加上用户管理功能(包括用户组定义、角色定义和相应的应用权限)。通过专业管理客户端也可以管理和维护自己创建的专业程序中的不同语言版本。

便利性图形用户界面

通过图形用户界面,专业用户和管理员可以快速和便利地把您的 ECM 专业程序按自己的需求设计、调整和管理。Doxis4 cubeDesigner Light 是专门为企业的专业部门而设计的缩小客户端版本,使专业部门的人员独立于 IT,能够自己完成一些日常的或简单的调整设置的任务。在管理企业的极度保密数据方面,这一点十分管用,例如:管理人事档案。Doxis4 中的大体系统管理和专业管理程序严禁被分开。对于人事文档、合同文档等类似的涉及到信息安全问题的信息而言,上述的分裂性结构起到很重要的作用:访问该数据的权利仅限于专业管理人员以及专门得到了相关应用权利的用户。

使用 Doxis4 cubeDesigner 可以定义相应的模板,以便简化后来把 ECM 系统实施在企业的其它部门的过程。与专门为某个使用案例而设计的独有软件方案不同,使用模板可以定义一些要在其它 ECM 程序重复应用的基本功能和属性。因此,设置工作仅限于定义程序中的不同点。举例:如果企业曾经用了一个采购档案,只需要进行少量调整之后,可以在同样的基础上创建订单档案或客户档案。

关于 Doxis4 cubeDesigner 的专业管理程序

集中功能

  • 使用 Doxis4 cubeDesigner 对 Doxis4 iECM 程序进行设计、设置和维护
  • 使用单独一个专业管理客户端就可以对所有的 Doxis4 服务程序和客户端进行灵活性个性化
  • 专门适合于专业部门:简化设置工具 Doxis4 cubeDesigner Light
  • 把针对于某种客户的专有程序内容翻译成其它语言

性能和优势

  • 综合性专业管理客户端

    Doxis4 cubeDesigner 是整个 Doxis4 iECM 套件(档案库、文档管理系统、电子档案、工作篮、工作流等)的设计应用程序和进行专业管理的集中性客户端。在 Doxis4 cubeDesigner 中可以进行所有 ECM 程序的设计、定义、设置和个性化。统一性元数据库和综合性专业服务(如:安全、审计跟踪等)将以避免重叠问题而连接所有 ECM 程序的数据和服务。定义和设置应用界面的设计和功能之后,该信息可以被所有的客户端利用。专门针对于某一种客户的程序和功能可以通过内置脚本引擎而实现。Doxis4 也提供集中性词典,以便把软件翻译成不同语言。

  • 创建、管理和设计

    Doxis4 cubeDesigner 的主要功能范围包含:建立和管理电子存档和电子档案的结构、任务管理和流程管理(工作篮和工作流)。此处可以定义和设计对话,包括搜索结果列表、商务流程的搜索和归档界面(即时或标准化)。另外也可以定义和维护用户、用户组和角色的使用权限和访问批准。

  • 软件的易用性和互动设计

    Doxis4 客户端的应用界面可以灵活地调整于相关用户的技能和工作方式。如此,可以把搜索和归档对话为每一个具体应用案例而定做,而且可以避免多余的输入栏目和复杂的应用界面。用户可以根据需求和具体的任务选择 ECM 系统的功能范围,并通过其布局和设置保证最高易用性。Doxis4 提供多种工具、可行输入值列表和程序库,以便设计和调整对话、搜索结果列表、搜索和归档界面等。同时也有许多界面外观的个性化选项:可以根据自己的企业形象调整 ECM 程序的颜色和字体(大小、类型)并且为对话和界面按钮设置标志和图像。除了利用上述的图形个性化方式,也可以融入第三方系统的数据,例如:CRM 系统中的客户数据或 HR 系统的人事信息。 

  • 理想的易用性

    使用类似于 Microsoft 风格和外观的用户界面,专业用户和专业管理员可以对 ECM 专业程序快速和便利地进行设计、调整 和管理。Doxis4 cubeDesigner light 提高所有专业部门的灵活性,让用户不需掌握编程知识,也不需要 IT 的支持,即可独立地实施设置变更。专业部门通常不需要访问软件的所有功能。为了提高其易用性并简化设置工作,Doxis4 cubeDesigner light 的功能范围被缩小。因此,它更适合专业部门的应用需求。

  • 客户专有的 ECM 程序和专业部门的管理程序

    对于 SER 和其客户而言,Doxis4 cubeDesigner 是管理工作的出发点:可以用它对所有 ECM 程序进行便利性布局、设置和维护。这在 ECM 项目被纷纷扩展的情况下起很大的作用,例如:客户完成实验性质的小规模项目之后,希望自己把 ECM 系统运用在更多部门,或者扩展其功能范围。大体系统管理和专业管理在 Doxis4 iECM 套件中基本上被分开。因此,行政部门和相关的专业部门能够自己设计和维护其应用程序,让 IT 的系统管理人员专心于技术性管理工作。对于人事文档、合同文档等类似的涉及到信息安全问题的信息而言,上述的分裂性结构起很重要的作用。

  • 多层系统环境

    Doxis4 允许建立多层系统环境,例如:研发系统、测试系统和工作系统。Doxis4 的内置传输机制会自动采取完整的程序、专门被开发的软件程序和所有的设置选项,并把它们从某一个系统环境复制到另外一个系统环境中。

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自己开发电子档案

Doxis4 cubeDesigner 在电子档案方面最重要的功能包括管理文档类型和有关的结构。基于统一性的文件夹结构可以快速和便利地找到商务文档。 

商务流程模型化

使用专业管理客户端所提供的工具,可以独立地将整个商务流程进行数字化。这也包括相应工作流程的多种设计方式,比如在图形编辑器中容易创建工作流程模型。专业管理员也可以在 Doxis4 cubeDesigner 中方便设计相应的输入界面和对话。

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按快捷键直接访问所搜索的信息

在 Doxis4 cubeDesigner 中,专业管理员可以为一些常用的搜索过程设置快速搜索。在所有的客户端中可以随时进行全局快速搜索。另外,同样在 cubeDesigner 中被管理的快捷键搜索方式成为了系统的独特亮点,使用户从 Doxis4 的任何程序当中进行搜索。标志完文字内容后按快捷键,立马就能找到您所搜索的信息!

Doxis4 专业管理程序的概述

ECM 功能管理(档案库、DMS、电子档案、工作流程)

  • 创建和管理
    • 文档类型
    • 适于 Microsoft Office 的文档模板
    • 档案类型,包括:元数据页面、自由定义的,可重复应用的文件夹结构(档案模型)
    • 私有和全局文件夹
    • 文档和档案的存档规矩
    • 为了增加易用性,显示搜索结果时可以选择列表方式或日历显示方式
    • 自动提示服务的模板
  • 创建不同结构的卷宗分类
  • 定义综合性工作流程,包括分支布局、并行程序和逻辑连接
  • 为单独的流程实例定义截止日期
  • 为流程实例定义不同人员的操作任务
  • 定义描述符(索引判据、元数据)
  • 定义任意搜索界面,以便灵活访问所有的信息对象
  • 设计带有多种综合性控制组件(如:输入框、按钮等)的应用界面
  • 定义电子印章
  • 在文件夹和客户端中设置快速搜索
  • 在文档和对话中融入第三方系统的数据,例如:CRM、ERP 或 HR 系统
  • 通过内置词典可以翻译对话术语(也可以选择直接翻译)
  • 管理用户、用户组、应用角色和访问权限

专业管理客户端

  • 覆盖所有 ECM 程序和所有的 Doxis4 客户端的一个集中性专业管理和设计客户端
  • 独立于应用平台的 ECM 程序设计,根据需求将把显示方式调整于屏幕大小(如:手机、平板电脑)
  • 大体系统管理和专业管理程序严禁被分开
  • 类似于 Microsoft 风格的外观保证高易用性
  • 在没有专门的编程经验仍然可以进行软件设置
  • 可以在运行当中调整 ECM/DMS 系统的设计和布局
  • 同时可以定义带有不同应用权限的负责设计部分的管理员账户
  • “Doxis4 CubeDesigner Light” 功能范围被减少的缩小版本(适合专业部门)
  • 创造传输包裹,可以把所有的个性化设置从测试系统复制到工作系统

用户和应用权限管理

  • 使用用户、用户组、应用角色和企业单位在系统中建立企业结构
  • 综合性应用权限管理,将用户赐予单独功能和信息对象类型的访问批准
  • 在 Doxis4 cubeDesigner 中创建关于组织和应用权限的报告
  • 定义对密码的规定

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